3. Centros y servicios de documentación

Las unidades de información que centran su trabajo en la descripción del contenido tienen la misión de identificar con precisión la información que puede ser útil a los usuarios, ayudarles a encontrar los documentos primarios correspondientes, proporcionarles información y responder a sus preguntas. Podrían limitarse a construir ficheros con las descripciones bibliográficas y prescindiendo de la conservación de los documentos primarios, pero cuando se trata de unidades especializadas, ofrecen también un servicio de biblioteca.
La organización de estas unidades varía según su campo, su público, su reglamentación y su importancia.
Estas unidades tienen una dirección, servicios de tratamiento asociados o no a los servicios de búsqueda, servicios de publicaciones y servicios técnicos.
Son frecuentes las pequeñas unidades de documentación que emplean de una a tres personas, de las cuales una sola es profesional. Se integran en organismos de mayor importancia con el fin de servir al personal profesional.
Los centros de documentación de instituciones suelen son de mayor tamaño, en las grandes empresas y en los sectores en que el dominio de la información tecnológica y económica es un medio para la producción. Disponen de suficiente autonomía, pero sólo prestan servicio al personal del organismo del cual dependen, salvo en el caso de que sean empresas públicas.
Algunos centros de documentación del sector privado, y sobre todo del sector público, adquieren con rapidez su autonomía y prestan servicios a un público especializado en su campo, tanto en el propio país como en el extranjero. Producen boletines y archivos legibles por ordenador que venden por suscripción.
Se gestionan de manera comercial y disponen de buena financiación.
Se pueden agrupar en esta categoría las instituciones que comercializan las búsquedas en línea a las bases de datos producidas por los centros anteriores, tales como DIMDI o Dialog. Estos organismos se denominan distribuidores. Estas empresas, privadas o públicas, son gestionadas por agentes de información: los «brokers» o intermediarios.
Los centros nacionales de documentación son organismos estatales que cubren todas las disciplinas y todos los tipos de usuarios. Su misión consiste en conservar todos los documentos que se producen en el país, y los que se refieren al país. Cubren la literatura internacional en todos los campos del saber, o aquellos que tienen relación con las actividades científicas y técnicas de la nación. Cuando alcanzan un volumen considerable y diversificado, operan dentro del marco de una red descentralizada de unidades especializadas.
En muchos países existen centros nacionales de documentación por sectores que dependen de organismos públicos o semipúblicos.

4. Centros y servicios de análisis de la información

Las unidades de información que se dedican a responder a preguntas y a explotar la información reciben el nombre de «centros de información».
Aprovechan los servicios de las bibliotecas, archivos y centros de documentación, para indicar a los usuarios dónde pueden encontrar la información que necesitan, o para preparar por su cuenta las respuestas a las preguntas que se les formulan. Pueden adquirir la forma de consultorías que aportan soluciones a los problemas que se les presentan. Repiten el tratamiento de los documentos primarios y secundarios con el fin de contar con bases de información más elaboradas que les permitan responder inmediatamente a las necesidades para las cuales fueron creadas.
Los centros de análisis de la información les obligan a vincularse a los centros de investigación. Su misión consiste en evaluar los conocimientos disponibles sobre temas precisos, producir regularmente o bajo demanda síntesis y dar informes directamente aprovechables. Deben verificar con frecuencia en forma experimental la información que recogen. Tienen un papel importante de estímulo de la investigación al identificar las lagunas y las deficiencias de los conocimientos. Tienen que utilizar tanto los datos factuales como la literatura correspondiente. Los centros de consolidación y evaluación de los datos verifican sistemáticamente los datos disponibles y los refunden en un cierto número de categorías que permiten dar el estado de los datos existentes sobre los distintos aspectos de un producto o de un fenómeno.
Los centros de datos o bancos de datos tienen la misión de reunir, organizar y hacer accesibles los datos numéricos de campos particulares. Trabajan por lo en un campo más amplio. Extraen los datos brutos de las colecciones de datos y de la literatura existente, siguiendo formatos muy precisos, y los incorporan luego a ficheros estructurados, en los que pueden manipularse para responder a las preguntas de los usuarios. Sus servicios pueden explotarse, cuando es preciso tomar una decisión o utilizar la información en determinado trabajo: evitan, la remisión a los documentos primarios o a otras fuentes de información.
Los servicios de extensión o de asistencia técnica tienen la misión de enviar especialistas a visitar a los usuarios, identificar las dificultades que encuentren en sus actividades, determinar las informaciones que necesitan para resolverlas, indicarles las fuentes y suministrarles las respuestas adecuadas aprovechando estas fuentes. Tienden a solucionar un problema particular. A veces se da el nombre de «servicios de divulgación», sus actividades son de asesoramiento o de asistencia técnica; sirven también para divulgar los conocimientos. Operan en beneficio de empresas industriales y agrícolas. Dependen de los servicios públicos o de colectividades como las cámaras de comercio y de industria.

5. Redes

Las unidades de información, que cada vez más necesitan trabajar en equipo, han creado redes de documentación. Están constituidas por conjuntos de personas y/o de organismos entre los cuales tienen lugar intercambios de información en formas diversas, pero de modo organizado y regular.
Las redes interpersonales y entre organismos provienen de la necesidad de comunicar, adquirir y verificar la información, así como de intercambiarla. Para alcanzar sus objetivos: facilitar y compartir las tareas, multiplicar los recursos, es necesario formalizar las redes, establecer un acuerdo entre los participantes y fijar procedimientos comunes en función de las necesidades y de las técnicas utilizadas.

Se forma entre las unidades participantes un sistema de información, que puede llamarse «red» o «sistema», una estrategia documental idéntica y normalizada.
Existen redes homogéneas donde trabajan organismos similares y redes heterogéneas que engloban unidades de información de tamaño, naturaleza e importancia diferentes.
Desde el punto de vista de su función, se distinguen:
Redes especializadas en las funciones documentales: adquisición, tratamiento de los documentos; difusión.
Redes que integran a las unidades participantes en un sistema de información único, que cubre las funciones documentales. Existen además:
Redes enciclopédicas o sectoriales especializadas en una disciplina, donde todas las unidades de información implicadas se asocian para apoyarse mutuamente.
Redes especializadas en el servicio a una categoría particular de usuarios.
Estos criterios pueden combinarse en una misma red, y las redes de diferentes tipos pueden yuxtaponerse y entremezclarse entre sí.
La estructura pues influye en la manera de comunicar la información, de hacerla circular de un punto a otro.
Esta estructura puede adquirir distintas formas:

Descentralizada. 

Todas las unidades se comunican entre sí. Los canales son más numerosos, los enlaces, más cortos, pero la gestión es más difícil. Redes de préstamo interbibliotecario.

Centralizada. 

Las unidades se comunican a través de un centro. Existe una jerarquía: biblioteca central y sus bibliotecas asociadas, o sucursales.

Mixta. 

Funciones o niveles geográficos descentralizados, y otros, centralizados.
A nivel geográfico, se distinguen redes:

De base territorial, 

a nivel de una ciudad o una región, permiten satisfacer colectivamente las necesidades de todas las categorías de usuarios que se encuentran en dicha zona.

A escala nacional. 

En los años 70, la Unesco desarrolló el NATIS cuyo objetivo era permitir a cada país desarrollar sus infraestructuras en materia de información de manera que pudiera satisfacer las necesidades de todos los usuarios. Los programas NATIS y UNISIST se han unido en un solo conjunto: (PGI).

A nivel multinacional.

A escala mundial. 
Es preciso reservar un lugar para las «redes de redes»: empresa del PGI/UNISIST para crear a largo plazo un sistema mundial de información.
La existencia de una red supone que existan condiciones favorables, que se hayan vencido los obstáculos y que los esfuerzos se vean recompensados.
Se requiere en primer lugar una comunidad real entre varias unidades a nivel de los objetivos y del campo de actividad. Es preciso que los participantes tengan conciencia de la importancia que tiene para ellos constituir la red, de los beneficios que pueden recibir, y que estos beneficios equilibren las lagunas existentes, así como las limitaciones del sistema. Es preciso que las fuerzas estén equilibradas y que existan medios técnicos de funcionamiento de la red que estén al alcance de todos los participantes.
Los avances de la tecnología, el desarrollo de los medios audiovisuales, la expansión de la informática y de la teleinformática ofrecen condiciones óptimas para el establecimiento de redes de la información y para la interconexión de estas redes.

6. Productores

Las unidades de información pueden convertirse en productores de bancos de datos. El productor suministra el resultado de este tratamiento documental en forma de fichero informatizado cuya difusión confía a un distribuidor. El papel específico del productor reside en la fabricación de datos para la consulta y redistribución electrónicas.
Fabricar bases de datos quiere decir:
Conseguir una materia prima, la información bajo todas sus formas. Hacerle experimentar una doble transformación:

•Documental: 

dar a conocer la información, el documento…

•Informática:

la información se transforma en un dato capaz de ser comprendido por un ordenador. Hay que transcribir la información literal a un soporte magnético, validar la información recogida y finalmente realizar un fichero legible por los órganos de tratamiento del distribuidor. Es lo que se llama el «formateado». El papel fundamental del productor es el de ser el administrador informático de la información.
Existen actualmente alrededor de 3.000 bancos o bases de datos en el mundo, recogidas en diversos repertorios.
Los bancos de datos deben ser objeto de un estricto estudio de viabilidad antes de su creación.
La concepción, creación y mantenimiento de un banco de datos necesitan competencias específicas.
Existe una gran variedad de productores. Pertenecen en su mayor parte a organismos públicos o privados. Algunos productores sólo mantienen un único fichero. Otros trabajan con complejos multibases. Se distinguen:

Productores independientes, 

productores de uno o varios bancos de datos, voluminosos y distribuidos por varios distribuidores con el fin de asegurar la mayor difusión posible.

Productores exclusivos. 

Reservan la distribución de su producto a un único distribuidor.

Productores integrados. 

Producen, bases o bancos de datos muy especializados y se ocupan ellos mismos de la distribución electrónica de sus productos.

Las cooperativas de información: 

organismos profesionales realizan un producto reservado únicamente a sus afiliados.
Los productores se agrupan a veces en asociaciones para defender sus intereses, intercambiar sus experiencias y sus dificultades y para darse a conocer.

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