1. Gestión de documentos: concepto y origen

1.1 Concepto

“Gestión de documentos” es una traducción de la expresión anglosajona “records management”.
Records – documentos de gestión o documentos de carácter administrativo. En Francia, se ha traducido por la expresión “documentos de actividad”.
Management – significa gestión o administración
La gestión de documentos es la administración de documentos institucionales de carácter administrativo. Se ocupa del tratamiento de los documentos desde su producción hasta su eliminación o transferencia a un archivo histórico.
Según la Norma ISO 30300 es un “área de la gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos, incluidos en los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la información y prueba de las actividades y operaciones de la organización”.
Destacan las siguientes facetas:
1.1.2 Alcance
· Eficacia: nivel de consecución de metas y objetivos (independientemente de los recursos utilizados). El término eficacia se emplea para hacer referencia a la capacidad para alcanzar un objetivo concreto.
· Eficiencia: relación entre los recursos utilizados y los logros conseguidos. Se alcanza cuando se utilizan pocos recursos para conseguir los mismos objetivos. La eficiencia implica la mejor utilización de los recursos.
Es posible ser eficientes sin ser eficaces y al contrario. Lo ideal es ser eficientes y eficaces.
1.1.4 Objeto
Según ISO 30300 los documentos objeto de la gestión de documentos deben presentar cuatro características:
a) Deben ser fiables. Un documento “cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones y actividades”.
b) Deben ser auténticos. Es aquél del que se puede probar:
a. Que es lo que afirma ser
b. Que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado
c. Que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma
c) Deben ser íntegros. Es un documento “completo e inalterado”.
d) Deben ser usables. Es un documento que “puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado”.

1.2 Origen de la gestión de documentos

Tiene su origen en la primera mitad del siglo XX. Se produce un fenómeno de crecimiento constante y progresivo de la masa documental producida por las organizaciones un fenómeno conocido como “explosión documental”, que se agudiza, a partir de la Primera Guerra Mundial.
Cruz Mundet, señala que las instituciones de la administración federal de Estados Unidos produjeron, durante el periodo comprendido entre la Declaración de Independencia de Estados Unidos y el comienzo de la Primera Guerra Mundial, 500 km. de documentación; esta cantidad se incrementó hasta los 100 km. anuales en la década de los treinta; y llegó hasta los 1000 km. al año en la década de los 70.
Las causas de este fenómeno son variadas y son las siguientes:
1. El desarrollo de las teorías de la organización industrial y de organización burocrática de las organizaciones.
2. El incremento de la intervención de la administración en las actividades sociales y económicas.
3. La progresiva normalización legislativa de los procedimientos administrativos.
4. El desarrollo de los métodos de reproducción y copia de documentos.
El aumento del volumen documental conllevaba problemas para el almacenamiento de la documentación; también para el control de los documentos; y problemas para la recuperación de los expedientes y documentos.
Estados Unidos fue uno de los países que sufrió con mayor fuerza el problema de la inflación documental a partir de los años 30. Por esta razón es aquí donde empiezan a ser aplicadas técnicas de tratamiento de valoración y de selección de documentos y a partir de los años 30/40 comienza a desarrollarse la teoría de records management.
-Primera: documentos activos (valor administrativo)
-Segunda: documentos semiactivos (antecedentes o pruebas)
-Tercera: documentos inactivos (valor histórico)
Se trata de un modelo de carácter disgregado en el cual el tratamiento documental se reparte entre diferentes tipos de archivos y en algunos casos se repite.
Presenta problemas:
1. En la práctica a menudo no existen archivos de gestión y por tanto no existe tratamiento documental en la fase de actividad.
2. Es frecuente que los archivos centrales no existan.
3. Comúnmente los archivos intermedios e históricos suelen estar unidos y actúan como un único archivo de carácter general.
Como consecuencia de todo ello la documentación empieza a ser tratada en la fase final de la semiactividad, es decir, cuando prácticamente es ya documentación histórica.
Es el modelo imperante hasta hace poco tiempo en la mayoría de los países de la Europa occidental y meridional.
En Francia, tradicionalmente ha existido un control mínimo denominado “préarchivage”, consistente en la existencia de unos delegados de los “Archivos Nacionales” denominados missionaires, que tenían funciones de inspección, tendentes a la preservación de documentos que puedan tener valor secundario. No llevan a cabo actividades de tratamiento, sino sólo de control, con el fin de evitar que se destruyan documentos.


2. Modelos de gestión de documentos

2.1 Modelo tradicional

Se basa en la teoría del ciclo de vida de los documentos. Los documentos pasan por distintas edades, en las cuales tienen un valor concreto y, en consecuencia, deben ser almacenados en un tipo de archivo determinado:

2.2 El modelo estadounidense

Se acepta, como base del modelo de gestión, la teoría del ciclo de vida de los documentos. Dependiendo de la edad de los documentos el tratamiento es diferente para los documentos activos y semiactivos (records) y para los documentos inactivos (archives). Los rasgos que definen este modelo son, los siguientes.
1. Se considera que existen dos grandes categorías de documentos:
Los archives son documentos que presentan valor histórico. A su vez dos tipos específicos:
– Documentos personales y colecciones de documentos institucionales. Se trata de conjuntos de documentos conservados por su interés para la historia que, a menudo, presentan un carácter artificial, ya que son documentos sobre una persona o sobre un tema que no se reúnen teniendo en cuenta el principio de procedencia. Frecuentemente son conservados por bibliotecas de distinto tipo. El interés por su conservación y tratamiento comienza a finales del siglo XVIII.
– Documentos institucionales. Se trata de conjuntos de documentos de carácter institucional, tanto públicos como privados, que han perdido su valor administrativo. Son conservados por los archivos y tratados con técnicas archivísticas tradicionales. El interés surge a principios del siglo XX.
Los records son documentos institucionales que presentan valor administrativo. La preocupación por el tratamiento de este tipo se inicia en las décadas de los años 30 y 40 del siglo XX.
2. Existen dos profesiones diferentes:
De los documentos de gestión se ocupan los records managers (agrupados en la ARMA).
De los documentos con valor histórico se ocupan los archivists (agrupados en la SAA).
3. Existen instituciones de custodia diferentes. En el caso de la Administración Estatal existen Federal Records Centers (encargados de la custodia de los records) y los National Archives (encargados de la custodia de los archives). Existe una organización superior que coordina el trabajo entre ambos, se trata de la NARA.
4. Existen técnicas de tratamiento de documentos diferentes. Las actividades de tratamiento de records se centran, en la valoración y disposición, el control de los documentos electrónicos y la recuperación de la información.
5. Existen objetivos diferentes. El objetivo del tratamiento de los documentos de gestión (records) es conseguir la mayor rentabilidad posible: facilitar la gestión en las instituciones. El objetivo del tratamiento de los documentos históricos (archives) es salvaguardar el patrimonio cultural.

2.3 Modelo canadiense

Es resultado de la influencia de las experiencias de gestión de documentos llevadas a cabo en Estados Unidos y de la archivística europea.
Surge en los años 80 y se encuentra en Québec, donde se pueden advertir dos grandes escuelas de difusión: la Universidad de Montreal; y la Universidad de Québec.
Presenta las siguientes características:
1. Se basa en la teoría del ciclo de vida de los documentos, sin embargo, no existe separación en el tratamiento de los documentos de gestión y los documentos históricos.
2. No existen dos profesiones diferentes, es controlada directamente por los archiveros. Los documentos son tratados desde el momento de su creación, pero bajo el control de los archiveros.
3. Los instrumentos básicos de tratamiento documental en este modelo son tres:
a. el inventario de documentos administrativos, permite conocer el volumen y la localización general de las series documentales.
b. El calendario de conservación, se establecen los plazos de conservación de cada serie documental.
c. El sistema de clasificación.

2.4 Modelos europeos basados en registros

En algunos países de Europa central, oriental y septentrional existe un sistema de control de documentos de gestión denominado “registratura”. Es la oficina encargada del control de este tipo de documentos. Tiene su origen en el siglo XVI.
En las “registraturas” el trabajo se lleva a cabo en las siguientes fases:
1. Registra todos los documentos dirigidos al servicio que administra y, les asigna un número de expediente basado en un cuadro de clasificación funcional preestablecido, que actúa como número de referencia a efectos de almacenamiento.
2. Remite el documento a la unidad administrativa responsable de la tramitación del expediente.
3. Una vez que concluye la tramitación del expediente, éste se devuelve a la registratura donde es archivado de acuerdo al número de referencia asignado inicialmente.
4. Los expedientes se agrupan en dos bloques: expedientes de asuntos en curso y expedientes cerrados.

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