Importancia de la Gestión de Stocks

La dirección adecuada del inventario es una de las más importantes funciones de dirección. Investigando varias bancarrotas de empresas se ha visto que una de las contribuciones más importante a la quiebra fue un excesivo stock.

Otro ejemplo pueden ser las empresas que tienen un beneficio marginal de tan sólo un 1% de las ventas; por lo tanto, economizar 2.000.000 en costes de inventario es equivalente a un incremento de ventas de 200 millones de €.

Los inventarios excesivos son costosos al almacén, pero si son insuficientes pueden dar como resultado pérdidas de mercado por insatisfacción de los clientes, pérdidas de ventas o empleados inactivos por paradas de producción.

La tarea de control de inventarios es una parte de la función de dirección, llamada dirección de materiales, y trata de todo lo concerniente a la adquisición, almacenamiento y gestión de materiales y componentes en la organización.

Esta gestión, generalmente está englobada en el departamento de logística dentro de una empresa.

Causas por las que existe un inventario alto 

Entre otras muchas razones, principalmente las causas son las siguientes:

Irregularidades en la Demanda

Las ventas no son constantes a lo largo del tiempo. Para períodos de un aumento importante de las mismas y ante el temor de no poder o no saber atenderlas en esos momentos, se tiende a aumentar el stock. Generalmente, y como solución fácil, no se aumentan stocks en base a criterios lógicos, sino como medida para “salir del paso”.

¿Cómo se podrían solventar estas situaciones?

  1. Disponiendo de información fiable y en tiempo real de las ventas. 

  2. La comunicación bilateral entre los departamentos afectados. 
  3. Aumento de stock en materias primas, combinado con flexibilidad de producción. 

  4. Flexibilidad en el proceso de compras, disminución de los plazos de entrega del proveedor, varios proveedores.

Mala previsión de ventas

Una previsión de ventas no demasiado buena siempre es mejor que ninguna.

Control de existencias

Para tener un control de existencias, es necesario tener información sobre los artículos que tenemos en stock y el número de cada uno de ellos. Tenemos dos métodos básicamente para ellos:

  1. Revisión continua: Se conoce en cada instante el número real de una serie de artículos en stock.

  2. Revisión periódica: En ocasiones no es necesario o no es posible conocer en cada instante el nivel de stocks, por lo que nos limitamos a realizar un recuento de las existencias cada cierto período de tiempo. Tiene como ventaja este método su mayor simplicidad administrativa y su menor coste, y como inconveniente, que en el período entre recuentos se desconoce el stock.

Como ejemplo de utilidad de la revisión periódica, es el caso de las compras por grandes volúmenes para conseguir un buen precio o los artículos catalogados como clase “C”. Se tiene stock para un largo plazo de tiempo, por lo que durante gran parte de este plazo, no se necesita tener que recontar para saber cuánto hay. Solo sabemos que “hay suficiente”.

Respecto a si debemos decidir de manera excluyente por un tipo de revisión o por la otra, la respuesta es NO. Debemos centrar nuestros esfuerzos en el control de aquellos artículos que tengan mayor importancia en el valor total del stock. Para ello, usamos la clasificación ABC que nos ordena los artículos de nuestro stock en función de su valor total en nuestro stock.

Si dicha ordenación se representara gráficamente para una empresa en concreto, tomaría aproximadamente la misma forma del gráfico siguiente:

El eje horizontal muestra el porcentaje de productos en inventario desde 0 a 100. El eje vertical muestra el porcentaje del total invertido en inventario, también desde 0 a 100. La distribución del inventario revela un patrón típico: un pequeño porcentaje de los productos del inventario constituye una gran proporción de la inversión total de la empresa; en el gráfico, un 20% de los artículos representa un 75% del valor de la inversión; de esta forma se define la zona A del gráfico. A continuación, la zona B está definida por los artículos con un valor medio, que en el gráfico corresponde a un 30% de artículos con un 20% del total de la inversión. Por último la zona C, más numerosa en artículos, representa una porción muy baja del valor de los inventarios.

El criterio normalmente aceptado para la clasificación ABC y de manera aproximada es:

  1. Un 20% de los artículos representa el 80 % del valor total.

  2. Un 30% de los artículos representa el 15 % del valor total.

  3. Un 50% de los artículos representa el   5 % del valor total.

La construcción del gráfico ABC, que es posible extenderlo a otras áreas de actividad de la empresa como clientes, personal, etc., es útil para clasificar los artículos de la empresa, a fin de diferenciar las políticas en cada caso. Se dedicará mayor atención a los productos del grupo A que a los del grupo C, por lo que supone cada caso. En el cuadro siguiente se recogen los cálculos necesarios para la construcción de un gráfico ABC particular, así como la clasificación en tres clases de los artículos considerados.

En primer lugar, ordenamos los artículos según su uso anual en términos monetarios, y luego son agrupados por categorías, de tal forma que las clases A, B y C representen aproximadamente el 75-80, 15-20 y 5 por ciento del empleo total anual.

Largos plazos de entrega por parte del proveedor

En determinados casos, no tenemos otra solución para poder dar un buen nivel de servicio de aumentar nuestro stock, si por determinadas causas (pocos proveedores, materias primas especiales, grandes distancias desde el proveedor…) los plazos de entrega de nuestro proveedor son largos.

Debemos intentar buscar otras soluciones para intentar reducir los mismos sin comprometer el servicio.

Como principio básico de cualquier organización hay que intentar tener por lo menos 2 proveedores para los artículos de Tipo “A” y “B”. Una empresa no puede quedar atrapada en cualquier decisión o imprevisto de su único proveedor (subida de precios, parada de producción, huelgas, incendio…). El poder trabajar con al menos 2 proveedores, nos permite acogernos al mejor plazo de entrega de uno de ellos dependiendo de su ciclo de fabricación de nuestro producto.

Otra manera de poder reducir los plazos de entrega es suministrar previsiones de nuestras necesidades, aunque sea de manera aproximada a nuestro proveedor. De esta manera podrá “encajar” nuestros artículos en su producción. Esta previsión facilitada puede ser ajustada con las previsiones siguientes, de tal manera que los excesos y defectos se puedan compensar y no ser acumulativos:

Tener distribuidores (no fabricantes) alternativos: Los distribuidores son empresas que se dedican a comprar en gran volumen a los fabricantes, soportando ellos el stock. Por el gran volumen de compras, obtienen un ahorro y cargando unos márgenes comercializan estos productos a clientes. El precio pagado comprando a un distribuidor es superior que si se compra directamente al fabricante, pero ante determinadas situaciones de plazos de entrega elevados y careciendo de stock disponible, puede resultar de gran ayuda. Esta opción se debe usar en casos excepcionales y no como norma general de actuación.

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