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El proceso informativo-documental
El proceso documental, proceso informativo peculiar
El FID concibe la documentación como «la colección, almacenamiento, clasificación, selección, diseminación y utilización de toda la información», de donde se deduce que: 1) La documentación está muy vinculada a la información; 2) Comporta un tratamiento al que sometemos la información para facilitar su recuperación y difusión; y 3) Este tratamiento consta de varias operaciones o fases, lo que permite considerar la documentación como un proceso.
En los procesos de esta índole, «un sujeto emisor da forma al conocimiento de un dato, de un documento, libro que contiene un mensaje, para trasladar tal conocimiento a otro sujeto receptor».
Su análisis teórico debe sustentarse sobre tres rasgos principales:
– Los procesos documentales implican actos comunicativos, pues involucran sujetos que intercambian mensajes entre sí.
-La acción que la origina constituye un proceso informativo.
– El tratamiento documental conlleva una puesta de los mensajes que maneja, lo que implica la existencia de procesos informativos en sentido restringido.
Peculiaridades del proceso informativo-documental
En un proceso informativo en sentido amplio el emisor y el receptor establecen conexión con el objeto de transmitir un mensaje. El resultado de esta acción es una cualidad que posee en ocasiones el mensaje, pero de la que carece en otras. En los procesos informativo-documentales el concepto de información cobra relevancia, pues exige que los sujetos participantes establezcan conexión con un objetivo más específico, el de transmitir un mensaje que aporte siempre, información al receptor.El objetivo prioritario de la documentación y de sus profesionales consiste en paliar la ignorancia del receptor sobre el avance logrado por el ser humano en el área de estudio que ha emprendido, ayudando al progreso científico de la humanidad. El afán por proporcionar información al receptor no es una consecuencia sino que el deseo de aportar información al usuario constituye su razón de ser. Podemos concebir el proceso informativo-documental como la creación, puesta en forma y comunicación de mensajes con una finalidad informativa.
La segunda peculiaridad se refiere a la naturaleza del mensaje emitido. El mensaje informativo transmitido en un proceso documental consiste en una serie de referencias que describen de manera abreviada determinados libros y documentos. El mensaje que llega al receptor no es ningún mensaje original, sino la noticia de la existencia de mensajes informativos para ese receptor. Al menos parte de la información que contiene el mensaje difundido en un proceso documental es de naturaleza distinta a la información contenida en cada uno de los documentos reseñados. Tal mensaje es informativo porque aporta un dato que el usuario desconocía.
La contemplación del documento como objeto independiente que, conforma el mensaje transmitido en un proceso documental, no obsta para considerar que, es portador obligado de otro mensaje: el contenido en el documento.
Características básicas que distinguen un proceso informativo-documental:
– Un emisor, en nuestro caso el documentalista, que actúa de intermediario recogiendo el mensaje creado por otra fuente, tratándolo y difundiéndolo.
– Un receptor peculiar, el usuario, cuyas necesidades informativas trata de resolver el emisor.
– Un mensaje, interviene ahora decisivamente el documento en sí.
– Un canal, diverso en cuanto a su naturaleza. La difusión de la documentación puede realizarse a través de un medio cualquiera.
Las características particulares del mensaje emitido en el proceso documental son:
– Ya se transmita en él el documento original o la referencia analítica en su defecto, el emisor aporta al receptor la noticia de la existencia de ese documento, la del mensaje incluido en él como algo informativo. La comunicación insiste en; informar al usuario sobre otros mensajes útiles para él, los cuales contienen a su vez información.
– El mensaje transmitido en el proceso documentario incluirá a su vez noticia de otros documentos pertinentes para el usuario. Ese mensaje puede constituir una fuente nueva de información, la documentación provoca una espiral informativa de alcance imprevisible.
– La documentación trata mensajes incorporados a soportes. El soporte posee la facultad de conservar los mensajes en el tiempo y al ser acumulados por el documentalista con la intención de que puedan ser útiles a un potencial receptor, deducimos que la documentación transforma la información en permanente. El proceso documental establece un puente fecundo y permanente entre la que hemos denominado información potencial y la información efectiva.
-La información ofrecida al usuario en el proceso documental es una información constantemente actualizada de hechos. La documentación es actualizadora de la información.
Fases del proceso informativo-documental
Fases principales del proceso informativo-documental:– Fase de creación.
No existe en el proceso documentario una etapa de creación propia o nueva en lo que atañe a los mensajes originales que entran a formar parte de la cadena documental. El acto documentario manipula mensajes creados con antelación y, remite a una fase de creación anterior en el tiempo dentro de un proceso informativo previo.
– Fase modal.
Implica un modo porque da forma, somete los mensajes a un tratamiento específico con el fin de difundirlos.
•Fase de incorporación.
Su intención es reunir la información pertinente sobre una determinada materia del conocimiento. La finalidad acumulativa de la documentación en esta fase inicial es la acumulación de cara a la conservación indefinida de esos mensajes en el tiempo. La etapa de incorporación, conducente «a la formación de los depósitos documentales» Valle, contempla tanto la acumulación como la preparación del mensaje para su mejor conservación futura, si fuese conveniente. La incorporación involucra una doble tarea: la incorporación del mensaje al fondo; y la incorporación del mensaje a otro soporte para garantizar su conservación.
•Fase de conserva.
La documentación se diferencia de cualquier otro proceso informativo por las características de su fase modal, cuyo núcleo fundamental no existe en otros actos de esa naturaleza. La conserva de la información adquiere el rango de proceso característico, exclusivo y principal de la documentación. Las operaciones que la componen obtener el máximo rendimiento de la información contenida en los documentos de cara a su difusión. La documentación es sometida a diversos tratamientos, que engloba en dos grandes grupos: el análisis por una parte, y la ordenación y conservación. El análisis ha de incluir la «representación abreviada y completa de los datos formales de contenido de los documentos». El análisis del fondo documental sería inútil si la colección no se conservase de manera racional. Los documentos deben organizarse, almacenarse y preservarse con eficacia y corrección máximas, si queremos garantizar su rápida localización y su mantenimiento en perfecto estado, de manera que el usuario pueda consultar la documentación requerida en cualquier momento y en las mejores condiciones. Es preciso llevar a cabo una tarea de ordenación de los fondos, que permita su control y acceso rápido, y una tarea de conservación cuya finalidad consiste en asegurar la permanencia a través del tiempo de los mensajes incorporados a sus soportes.
•Fase de difusión.
La documentación se pone a disposición del público. Si la Documentación tiene como objetivo primordial difundir los documentos útiles para un receptor específico, esta finalidad no puede llevarse a cabo siempre con eficacia limitándose a enseñar o mostrar pasivamente la documentación pedida. Aunque la difusión documental debe concluir con la muestra del documento solicitado por el usuario, en muchas ocasiones esta puesta a disposición del público del documento exige averiguar cuáles son los mensajes que deben mostrarse. La puesta a disposición de los mensajes requiere a veces una actividad previa por parte del documentalista, la denominada recuperación de los documentos pertinentes ante la demanda concreta del receptor.
•Fase de recepción,
por parte del usuario, de la documentación solicitada.