Sistemas de Información Interorganizacionales (SIIO) y Organizaciones Virtuales

El SIIO (Sistemas de Información Interorganizacionales) es un sistema de información compartida por dos o más organizaciones que facilita el incremento de la productividad y las relaciones interorganizativas.

Un SIIO está constituido por ordenadores, redes e infraestructura tecnológica, lo que permite el intercambio de información entre las organizaciones.

Circunstancias demandantes de un SIIO

  • Alianzas estratégicas.
  • Consorcios y holdings.
  • Subcontrataciones.
  • Relaciones business-to-business.
  • Joint ventures.
  • Organizaciones virtuales.

Beneficios inherentes a la cooperación

  • Reducción de costos: Al compartirlos con el socio.
  • Disminución de riesgos: Internalización de las actividades de valor estratégico y externalización de las complementarias.

Factores críticos de éxito de un SIIO

Para que un SIIO sea exitoso, se deben considerar los siguientes elementos:

  • Confianza y comunicación.
  • Gestión de la incertidumbre operacional y objetivos diferentes.
  • Cambios en los procesos de negocios e información.
  • Relaciones de poder, política y cuestiones interculturales.
  • Resistencia al cambio y niveles de expectativas dispares.
  • Utilización, participación y formación para usuarios.
  • Gestión de relaciones.

Aprendizaje interorganizativo

La colaboración proporciona a los participantes la oportunidad de internalizar las habilidades de los otros y, de esta forma, mejorar su posición en el mercado, tanto dentro como fuera de la alianza.

El aprendizaje interorganizacional se centra en el flujo de información a través de las nuevas vías de transferencia de conocimientos generados en este tipo de alianza: los vínculos electrónicos.

Interrelación y Reingeniería

  • La interrelación: Es la que liga o vincula los procesos interorganizativos.
  • La reingeniería o redefinición de los procesos: Tiene el potencial de identificar los mecanismos que crean valor y explotar las oportunidades presentadas por las interdependencias entre organizaciones.

Requerimientos tecnológicos de las nuevas formas organizativas

Se basan en la cooperación, coordinación y comunicación. Se pueden identificar tres tipos de capacidades en las redes interorganizacionales:

  1. Capacidad para incorporar nuevos participantes en cualquier etapa de la relación.
  2. Capacidad de incorporar participantes con diferentes niveles de implementación tecnológica.
  3. Capacidad para proporcionar toda la funcionalidad requerida.

Nuevas formas organizativas: Organizaciones en Red y Virtuales

Organización Virtual

Se define como una red temporal y reconfigurable de organizaciones independientes y geográficamente dispersas. Sus características principales son:

  • Espontaneidad de la asociación.
  • Combinación y coordinación de competencias propias complementarias y compartición de recursos.
  • Estructura no jerarquizada y participación igualitaria.
  • Utilización de SIIO y TIC avanzadas.

Virtualidad: Es la habilidad organizativa de obtener de forma coherente una coordinación de competencias críticas a través del diseño de procesos de valor añadido y mecanismos de gobierno que implican la creación de grupos internos y externos, para aportar diferenciación y valor superior en el mercado.

Elementos característicos de la organización virtual

  • Relación semiestable y fronteras difuminadas.
  • Dependencia de oportunidades específicas y compartición de riesgos.
  • Distinción entre nivel estratégico y operativo.
  • Propiedad compartida, equilibrio de poder y liderazgo compartido.
  • Dependencia de la innovación.
  • Organización «paraguas» sin organigrama tradicional.
  • Basada en el cliente y solapamiento de misiones.

Elementos fundamentales de la organización virtual

  • Niveles de confianza desarrollados entre los participantes de un SIIO.
  • Comunicación de los participantes.
  • Interdependencia y coordinación entre las unidades interorganizacionales.
  • Estructura de las relaciones y cultura interorganizacional.
  • Aprendizaje y procesos interorganizacionales.

Herramientas de Gestión: Matriz RACI

La Tabla RACI define los roles: Responsable, Ejecutor, Consultado e Informado.

Análisis de Síntomas Horizontales

  • Más de un responsable: Responsabilidad diluida.
  • Demasiados ejecutores: Tareas duplicadas.
  • Muchos consultores: Burocracia.
  • Gran número de informados: Ineficiencia en la comunicación.

Análisis de Síntomas Verticales

  • Muchas responsabilidades a lo largo del proyecto: Poca delegación de responsabilidad.
  • Ejecutor en la mayoría de las tareas: Excesiva carga de trabajo.
  • Consultado en gran cantidad de tareas: Área funcional orientada en exceso al servicio.
  • Informado en muchas tareas: Ineficiencia en la comunicación.

Casos Prácticos y Evaluación

  1. Inversiones en TI y Ventaja Competitiva:
    Se analizan tres opciones: software contable, software de gestión del conocimiento o software de inventarios.
    Recomendación: Obtener un software avanzado para compartir conocimiento generado en las operaciones o proyectos.
    Justificación: Basado en la Teoría de Recursos y Capacidades, las ventajas competitivas sostenibles se obtienen actualmente a través de los intangibles (capacidades), entre los cuales el conocimiento es el activo fundamental.
  2. Confidencialidad y Seguridad de la Información:
    Definición: Confidencialidad es impedir que usuarios externos y no autorizados puedan acceder a la información sin autorización.
    Área a fortalecer: Seguridad Informática. Esta es la función de la infraestructura que se encarga de cautelar la confidencialidad.
    Software propuesto: Antivirus y firewalls (cortafuegos).
  3. Factores Críticos de Éxito en un SIIO:
    • Utilización y participación: El SIIO debe ser explotado por cada organización para compartir información y conocimiento que otorgue ventajas competitivas.
    • Confianza: Fundamental para que cada organización aporte información sabiendo que será bien utilizada.
    • Resistencia al cambio: Debe vencerse mediante gestión adecuada para evitar que los elementos internos eviten el uso del sistema.
    • Relaciones de poder y política: Se deben fijar reglas claras sobre autoridad y toma de decisiones.

Infraestructura de TICs y Procesos de Negocio

La Infraestructura de TICs es el conjunto de dispositivos físicos y aplicaciones de software requeridos para operar la empresa. Incluye servicios de comunicaciones, administración de datos, software de aplicaciones e integración.

Niveles de Descripción

  • Infraestructura conceptual: Entender el funcionamiento general e identificar subsistemas.
  • Infraestructura lógica: Comprender el despliegue y funcionamiento lógico.
  • Infraestructura de componentes: Identificar partes y sus relaciones.

Tipología de Procesos

Un proceso es un conjunto de actividades que recibe insumos y crea un producto.

Procesos de flujo lineal

  • Secuencia de operaciones lineal para grandes volúmenes.
  • Procesos poco flexibles (pocos productos diferentes).
  • Alto grado de automatización. Incluye líneas de ensamblaje y procesos continuos.

Gestión por Inventarios y Pedidos

  • Inventarios: Producción estandarizada para mantener stock, tiempos de entrega cortos.
  • Pedidos: Procesos flexibles para satisfacer necesidades específicas, costos más altos y gestión de tiempos de entrega.

Proyectos y Procesos Intermitentes

  • Proyectos: Fabricación de productos únicos (una o pocas unidades) con técnicas como PERT – CPM.
  • Procesos intermitentes: Poca cantidad con mucha variedad. Se dividen en:
    • Talleres: Muy flexibles, ajustados al cliente, lotes pequeños.
    • Lotes: El cliente elige entre variedad predefinida; los lotes pasan por distintos centros de trabajo.