Eficacia de una Reunión

La eficacia de una reunión se puede cuantificar según el consenso logrado en la toma de decisiones entre todos los participantes y la operatividad alcanzada en este proceso. Para que una reunión sea eficaz, debe:

  • Ser necesaria: Las personas invierten su jornada laboral en el desempeño de sus tareas y las reuniones les obligan a romper su ritmo normal de trabajo, por lo que los profesionales no suelen contar con mucho tiempo para dedicarse a ellas.
  • Estar debidamente preparada: Deben preparar su participación de forma que lleven propuestas a la misma, soluciones, etc.
  • Contener un plan de actuación: El plan de actuación debe recoger las medidas adoptadas por consenso en la reunión y los acuerdos a los que se ha llegado. Además, debe establecerse un seguimiento de las decisiones tomadas.

Una reunión puede ser ineficaz por no quedar recogidas adecuadamente las conclusiones y medidas adoptadas. De la misma forma, si las decisiones y acuerdos a los que se llega no se ejecutan, la reunión tampoco habrá sido eficaz.

Características de los Participantes en una Reunión de Trabajo

Los Asistentes

Las actitudes de los participantes en una reunión pueden ser de tres tipos:

  • Actitud participativa: Se trata de personas dispuestas a participar en la reunión, bien mediante la aportación de conocimientos sobre el tema tratado o bien mediante la expresión de su opinión. Estas personas facilitan el desarrollo de las reuniones gracias a su actitud positiva y al alto nivel de empatía que demuestran hacia las aportaciones de sus compañeros.
  • Actitud pasiva: En este caso, las personas no participan en la reunión, lo que puede deberse a varios motivos. El organizador debe tratar de neutralizar esta actitud.
  • Actitud negativa: En este grupo se sitúan aquellas personas que hacen de la reunión un objeto del que pueden aprovecharse personalmente de forma egoísta y sin contar con el resto de compañeros. Asimismo, se identifican personas que interrumpen porque les gusta ser escuchadas, etc.

El Moderador

En el campo de la dinámica grupal, tiene que:

  • Motivar la participación de todas las personas utilizando las herramientas que considere necesarias.
  • Apoyar a los participantes tímidos y moderar a las personas muy habladoras o dominantes.
  • Estar atento a posibles tensiones y conflictos tratando de reconducir la reunión en todo momento.
  • Mostrar una actitud imparcial y neutral.

Respecto a los aspectos organizativos, el moderador debe:

  • Preparar el lugar de encuentro.
  • Manejar los horarios de trabajo.
  • Determinar quién toma acta de la reunión.
  • Establecer las reglas de comunicación y asegurarse de su aplicación.

En cuanto a las técnicas y herramientas de trabajo, el moderador tiene que:

  • Explicar las herramientas que se van a utilizar durante el trabajo.
  • Buscar el consenso sobre la metodología del trabajo.
  • Apoyar en la aplicación de las herramientas acordadas y, si fuera preciso, hacer ajustes en la metodología.

Para estructurar la reunión debe:

  • Visualizar el proceso de la discusión.
  • Resumir cada etapa con palabras clave.
  • Elaborar las conclusiones finales.
  • Mantener la visión panorámica y el hilo conductor durante la discusión.
  • Asegurar la elaboración de un plan de acción y su seguimiento.
  • Si fuera necesario, aclarar los puntos confusos preguntando a los participantes.

Pautas y Técnicas para Organizar una Reunión

A la hora de planificar y preparar una reunión, hay que tener en cuenta las siguientes pautas:

  • Definir el objetivo.
  • Seleccionar el número de participantes y tener en cuenta quiénes son.
  • Asegurarse de elegir la mejor fecha para todos los asistentes y de que se dispone del tiempo suficiente para preparar la reunión y realizarla.
  • Buscar el lugar de reunión más adecuado.
  • Determinar los contenidos y la persona o personas que los desarrollarán.
  • Definir los métodos y las técnicas que se van a utilizar y el grado de conocimiento de las mismas por parte de los participantes.
  • Preparar la logística.

Algunas técnicas esenciales a las que recurrirá el moderador para manejar el grupo son:

  • Las preguntas: Se utilizan para iniciar fases del trabajo, aclarar situaciones difíciles o animar a la participación y a la generación de ideas.
  • Las reglas básicas de convivencia: Deben establecerse desde el principio para facilitar y ordenar el trabajo del moderador y de los asistentes.
  • El manejo de situaciones conflictivas: Algunas técnicas para resolver estas situaciones son: hacer preguntas oportunas para solucionar los malentendidos, hablar en un aparte con la persona que presenta una actitud negativa, ignorar un comportamiento inapropiado cuando aparece por primera vez, referirse siempre a comportamientos concretos y no descalificar a las personas o plantear el conflicto al grupo para que proponga una solución.
  • Las técnicas de visualización: Son fundamentales para que los aspectos más importantes sean retenidos y estén en todo momento a disposición de cualquier miembro de la reunión.

Situaciones que Dificultan las Reuniones de Trabajo

Son muchas las situaciones que pueden llevar al fracaso de una reunión. Estas son algunas de las más frecuentes:

  • La falta de compromiso de los asistentes: Se puede solventar si en la convocatoria de la reunión se explica a los asistentes la finalidad de la misma, los objetivos que se pretenden alcanzar, etc., haciendo que se sientan involucrados en ella.
  • La actitud poco colaboradora de los participantes: Una buena forma de motivar a los participantes y lograr que hagan sus aportaciones es mostrarles la necesidad de dicha reunión o realizar dinámicas de participación como la lluvia de ideas, etc.
  • La larga duración de la reunión: El tiempo recomendable para una reunión es de 90 minutos, pero en muchas ocasiones las reuniones sobrepasan este tiempo.
  • La falta de seguimiento del orden del día: La mejor forma de evitarlo es que el moderador se apoye en el orden del día y haga que los asistentes se ciñan a él.
  • La falta de implantación de los aspectos acordados en la reunión: La forma para subsanarlo es tomar nota de los acuerdos, hacer un seguimiento de su implantación tras la reunión y, a ser posible, comunicar a los asistentes los resultados que se vayan apreciando.

Concepto e Importancia de la Reunión de Trabajo

Una reunión laboral es la congregación en el ámbito del trabajo de personas con un perfil profesional y unos intereses comunes que se unen para tomar alguna decisión, recibir o dar información sobre algún asunto o recibir algún tipo de información laboral.

Principales factores:

  • Las personas que van a asistir y el tipo de interacción interpersonal entre ellas.
  • El tiempo disponible para realizar la reunión.

La tarea más importante del organizador es promover la participación de los asistentes.

Las razones por las que se celebran las reuniones pueden ser muy diversas:

  • Tratar de incrementar la interacción y confianza entre miembros de un mismo equipo de trabajo.
  • Tomar decisiones sobre algún asunto relevante para el ritmo de trabajo.
  • Neutralizar posibles problemas o enfrentamientos entre personas.
  • Comunicar información importante para el desarrollo del trabajo diario.
  • Conseguir algún objetivo concreto.

Las características propias de las reuniones son:

  • Requieren la participación de al menos dos personas.
  • Comprenden un procedimiento o una secuencia de acciones.
  • Tienen lugar en un tiempo y lugar determinados para los asistentes.
  • Los participantes comparten un tema común sobre el que van a dialogar, tomar decisiones, etc.