Tipos de Organización para el Desarrollo de Proyectos

El desarrollo de un proyecto siempre se realiza en el seno de una organización, la cual puede ser pública o privada. Existen tres prototipos de organización: Unidades funcionales, Equipos de proyecto y Forma híbrida o Matricial.

Unidades Funcionales

Es la forma de organización más tradicional.

Ventajas

  • Técnicas agrupadas en unidades.
  • Complementan sus conocimientos.
  • Mayor rendimiento.
  • Mayor flexibilidad y aprovechamiento de los medios humanos.
  • Incremento de conocimientos.
  • Continuidad en políticas.

Inconvenientes

  • Dificultad en el desarrollo de proyectos grandes.
  • No existe un responsable técnico.
  • Problemas de coordinación y desarrollo armónico.
  • Descuida la coordinación, planificación y control.
  • El éxito depende de la carga rutinaria de trabajo.
  • La respuesta de la organización a las necesidades es lenta.
  • La alta dirección tiende a afianzar los objetivos de la organización.
  • En muchos casos se fracasa.

Características

  • Responsable de ciertas actividades.
  • Depende de la alta dirección.
  • Se descompone en divisiones y departamentos.
  • Distribuye responsabilidades.

Equipos de Proyecto

Ideal para proyectos de larga duración.

Ventajas

  • Control directo con línea jerárquica.
  • Reducción de problemas de coordinación.
  • Responsabilidades definidas.

Inconvenientes

  • Multiplicidad de funciones.
  • Dificultad para integrarse en grupos sin especialistas similares.
  • Necesidad de personal caro y difícil de encontrar.
  • Necesidad de realizar muchos proyectos para rentabilizar.
  • Pérdida de capacidad técnica.
  • Perjudica las actividades técnicas.
  • Los tiempos muertos tienen un alto coste.

Características

  • Procedimientos más recientes y propios.
  • Se independizan los proyectos.
  • No existen unidades funcionales.
  • Unidades libres e independientes.
  • Cada equipo puede desarrollar varios proyectos similares.
  • Puede dividirse la empresa en divisiones.

Estructura Matricial o Híbrida

Combina características de las estructuras anteriores.

Ventajas

  • Separación de la administración de los aspectos técnicos.
  • Conocimientos técnicos localizados en un grupo.
  • Mejor elección de la función del individuo.
  • Más fácil cubrir las necesidades de personal.

Inconvenientes

  • Necesidad de una dirección de nivel superior.
  • Esfuerzo constante para equilibrarlo todo.

Características

  • Intermedia respecto a las otras.
  • Dos áreas: Equipos de proyectos y Unidades funcionales.
  • Los equipos piden ayuda a las unidades funcionales.
  • Las unidades funcionales realizan actividades técnicas usuales de la empresa y nuevos proyectos.
  • El director del proyecto responde a: ¿Qué?, ¿Cuándo? y ¿Cuánto?
  • El director de las unidades funcionales responde a: ¿Quién?, ¿Cómo? y es el interlocutor.
  • Sistema flexible en cuanto a acometer proyectos y su organización.
  • Presenta ventajas e inconvenientes de las dos estructuras anteriores.
  • Puede haber problemas por la falta de autoridad directa del director de proyecto sobre los elementos asignados al mismo pero pertenecientes a una unidad funcional.

Planificación, Programación y Control de Proyectos

La planificación requiere desglosar el proyecto en actividades, estimar recursos, tiempo e interrelaciones entre actividades.

La programación requiere detallar fechas de inicio y terminación.

El control requiere información sobre el estado actual y analiza posibles trueques cuando surjan dificultades.

Herramientas para la Planificación y Control

  • Diagrama de Gantt: Permite visualizar claramente y con sencillez la evolución de todas las tareas a lo largo del tiempo.
  • PERT: Utiliza los tiempos de planteamiento de la red. Es probabilista.
  • CPM (Método del Camino Crítico): Utiliza tiempos reales y no estadísticos como el método PERT. Se enfoca en la relación entre el tiempo de trabajo, la duración y su impacto en los costos.

Conceptos de Holgura

  • HL (Holgura Libre): Indica la cantidad de holgura disponible después de haber realizado la actividad, si todas las actividades del proyecto han comenzado en sus tiempos EARLY.
  • HT (Holgura Total): Indica el número de unidades de tiempo en que puede retrasarse la realización de la actividad con respecto al tiempo PERT previsto.
  • HI (Holgura Independiente): Indica la cantidad de holgura disponible después de haber realizado la actividad si todas las actividades del proyecto han comenzado en sus tiempos LAST.

Nota: HT y HL nunca pueden ser negativas. Siempre se cumple que HT > HL > HI.

Varianza de los tiempos: Mide la variabilidad entre los tiempos de generación de las actividades. Representa la incertidumbre entre las actividades.

Estudio de Mercado y Estudio Económico

Estudio de Mercado

El objetivo final del estudio de mercado es determinar la relación oferta-demanda. Hay tres tipos de bienes:

  • Muy necesarios: El precio no cambia por variaciones de demanda.
  • Intermedios: La disminución del precio produce un aumento proporcional de la demanda.
  • Muy elásticos: Una pequeña variación en la demanda produce una variación brusca del precio.

Componentes del estudio de mercado: Producto, Demanda, Oferta, Precio, Distribución.

Ciclo de vida del producto: Introducción, Crecimiento, Madurez, Declive.

Estudio Económico

Beneficio = Ingreso – Gastos

Gastos = Gastos Directos + Gastos Indirectos

Cash-Flow: Indica la disponibilidad de fondos y su valor ha de ser siempre positivo. En caso de ser negativo, la empresa tendrá problemas de liquidez.

Cash-Flow = Beneficio neto + Amortizaciones de la inversión – Amortizaciones del préstamo

  • VAN (Valor Actual Neto): Mide el aporte económico de un proyecto a los inversionistas. Permite reconocer un buen proyecto, compararlo y hacer un ranking con ellos.
  • TIR (Tasa Interna de Retorno): Mide la rentabilidad de un proyecto (rentabilidad intrínseca del proyecto). Solo es aplicable para proyectos puros sin financiación. Si hay dos o más cambios de signo, el indicador pierde sentido.
  • PRC (Periodo de Recuperación de Capital): Se obtiene contando los periodos que toma igualar los flujos de caja acumulados con la inversión inicial.
  • IR (Índice de Rentabilidad): Mide el valor presente de los beneficios por unidad de inversión. Se eligen los proyectos con mayor IR.

Administración y Control de Calidad

Plan de Calidad del Proyecto

Elementos a tener en cuenta para un plan de calidad:

  1. Sistema de calidad de la organización.
  2. Tipo de proyecto y características.
  3. Exigencias de calidad impuestas por el cliente.
  4. Relaciones con las empresas subcontratistas que puedan intervenir.

Documentación necesaria:

  1. Manual de Calidad.
  2. Procedimientos generales.
  3. Procedimientos específicos.
  4. Documentación y procedimientos específicos de apoyo.

La responsabilidad de que se cumpla el plan de Calidad es del Jefe de Proyecto.

Herramientas de Calidad

Según Ishikawa, las 7 herramientas son:

  1. Hojas para recogida de los datos.
  2. Histogramas.
  3. Análisis de Pareto.
  4. Estratificación.
  5. Diagramas causa-efecto.
  6. Diagramas de correlación.

Costes de Calidad

Según Deming:

  1. Si la calidad aumenta, aumenta la productividad, disminuyen los costes y aumentan los beneficios.
  2. Si la calidad aumenta, aumenta la satisfacción del cliente, las ventas y disminuyen los costes.
  3. Si disminuyen los costes, aumentan los beneficios y disminuyen los precios.

Objetivos:

  1. Identificar las áreas con problemas.
  2. Mejorar las áreas productivas y de gestión.
  3. Tener indicadores que nos medirán la mejora de la calidad.

Los costes de calidad se producen debido a errores por no cumplir especificaciones, se les llama costes de no conformidad. Suelen suponer entre el 15 y 30% de los ingresos.

  • Costes de no conformidad:
    • Internos: Fallos de productos mal fabricados.
    • Externos: Sustitución de equipos con fallo.
  • Costes de conformidad:
    • Prevención: Programas de calidad.
    • Evaluación: Inspecciones.
  • Costes intangibles: Debidos a la insatisfacción del cliente.

Diferencias entre Control de Calidad y Aseguramiento de la Calidad

  • Control de calidad: Busca comprobar que se cumplen los requisitos para que suceda la calidad de un producto o servicio.
  • Aseguramiento de la calidad: Según UNE-66-001-88, es la calidad aplicada a todas las fases y en todas las etapas de la producción de ese producto o servicio.