1. Las existencias y su clasificación

Las existencias, también denominadas stocks, son el conjunto de materiales o artículos que se almacenan tanto para la venta como para atender al proceso productivo de la empresa.

1.1. Tipos de existencias

  • Mercaderías: bienes adquiridos por la empresa y destinados a la venta sin transformación.
  • Materias primas: aquellas que, mediante elaboración o transformación, se destinan a formar parte de los productos fabricados.
  • Elementos y conjuntos incorporables: fabricados fuera de la empresa y adquiridos para incorporarlos a la producción sin transformación.
  • Repuestos: piezas destinadas a ser montadas en instalaciones, equipos o máquinas en sustitución de otras semejantes.
  • Materiales diversos: otras materias de consumo que no se incorporan al producto fabricado.
  • Combustible: materias energéticas susceptibles de almacenamiento.
  • Embalajes: cubiertas o envolturas destinadas a resguardar el producto para su transporte.
  • Envases: recipientes destinados a la venta con el producto que contienen.
  • Material de oficina.
  • Productos en curso: bienes o servicios en fase de formación o transformación al cierre del ejercicio.
  • Productos semiterminados: fabricados por la empresa y no destinados a la venta hasta una elaboración posterior.
  • Productos terminados: fabricados por la empresa y destinados al consumo final o utilización por otras empresas.
  • Subproductos: bienes de carácter secundario.
  • Residuos: obtenidos inevitablemente junto a los productos o subproductos, siempre que tengan valor intrínseco y puedan ser utilizados o vendidos.
  • Materiales recuperables: aquellos que, por tener valor intrínseco, entran nuevamente en el almacén tras ser utilizados en el proceso productivo.

1.2. Las existencias según la actividad de la empresa

  • Empresas comerciales: adquieren productos para revenderlos sin transformación. Sus existencias se denominan mercaderías.
  • Empresas industriales: adquieren materias primas para transformarlas y obtener productos terminados.
  • Empresas de prestación de servicios: ofrecen servicios para satisfacer necesidades. No requieren controlar existencias físicas, pero sí gestionar los servicios prestados.

2. Envases y embalajes

Son productos fabricados con cualquier material utilizados para contener, proteger, manipular, distribuir y presentar mercancías en cualquier fase de la cadena de fabricación, distribución y consumo. Comercialmente, el envase es la unidad de venta y el embalaje la unidad de transporte.

2.1. Clasificación de los envases

  • Envase primario: envoltura en contacto directo con el producto (ej. frasco de jarabe).
  • Envase secundario: protege al envase primario (ej. caja de cartón).
  • Envase terciario: permite un mejor manejo, como el palé.

3. Procedimientos administrativos para la gestión de existencias

El aprovisionamiento comprende tres funciones clave: compras, almacenamiento y gestión de stocks.

  • Compras: estudiar el mercado, solicitar presupuestos, seleccionar proveedores y realizar pedidos.
  • Almacenamiento: recepción, colocación, cuidado y gestión de salidas de mercancías.
  • Gestión de stocks: determinar cantidades óptimas y periodicidad de los pedidos.

3.1. Ciclo de aprovisionamiento

Es el tiempo transcurrido desde la compra a proveedores hasta la entrega del producto terminado al cliente.

  • Empresas industriales: incluye compra de materiales, almacenamiento, fabricación y almacenamiento de producto terminado.
  • Empresas comerciales: solo contempla la entrada de compras y la salida de existencias.

3.2. El almacenamiento

El almacén es el espacio físico donde se reciben, ordenan, conservan y expiden los artículos.

  • Organización: se utiliza codificación, siendo el EAN-13 el sistema más común (13 dígitos: país, empresa, producto y control).
  • Distribución: se realiza de forma interna (pasillos, estanterías) y externa (cadena de distribución hasta el consumidor).

4. Clases de stocks

  • Stock activo o de ciclo: hace frente a la demanda normal.
  • Stock máximo: límite superior marcado por la capacidad del almacén o capital invertido.
  • Stock mínimo: cantidad mínima para evitar roturas de stock o paradas de producción.
  • Stock de seguridad: complementario al activo, cubre demandas anómalas o demoras.
  • Stock óptimo: maximiza la rentabilidad en relación con el capital invertido.
  • Stock cero (Just in Time): producción bajo demanda estricta.

5. Evolución de las existencias en el almacén

  • Modelo de previsión perfecta: demanda constante y reposición inmediata.
  • Rotura de stocks: falta de existencias para atender pedidos.
  • Punto de pedido: nivel de existencias que dispara la orden de compra.

Fórmula del punto de pedido: (Plazo de entrega × Demanda media prevista) + Stock de seguridad.