1. Sistema de gestión para los documentos (SGD)

1.1 Concepto

ISO 30300 apunta que es un “sistema de gestión para dirigir y controlar una organización en lo relativo a los documentos”.
Podemos afirmar que un SGD es un modelo intelectual creado para ejecutar la política de gestión de documentos de una organización. Está integrado por diversos componentes:
-La política, los objetivos y el marco de directrices para controlar los documentos de la organización
-Las aplicaciones de gestión documental
-Los procesos de gestión documental
– Los controles de los procesos de gestión documental
-Los propios documentos

1.2 Principios

Un SGD debe ser desarrollado teniendo en cuenta los 7 principios básicos de gestión de calidad establecidos por la norma ISO 9000:2005, los cuales han sido adaptados por las normas ISO 30300
1. Enfoque al cliente y a otras partes interesadas. Las actividades de gestión documental deben estar centradas en dar respuesta a las necesidades presentes y futuras de los clientes de la organización. Estas necesidades deben estar presentes en las aplicaciones de gestión documental.
Stakeholders: personas interesadas en que la organización exista (personas que toman decisiones, personas a las cuales afectan las decisiones tomadas, personas que sienten que las decisiones les afecten).
2. Liderazgo. Aptitud para dirigir. Los responsables de la organización sean capaces de definir la orientación y los objetivos de la política de gestión de documentos. Deben conseguir motivar al personal.
3. Toma de decisiones basada en la evidencia.
4. Implicación del personal. Las responsabilidades en materia de gestión de documentos deben ser bien definidas. Debe llevarse a cabo un plan de formación para todos los empleados de la organización que crean, manipulan o utilizan los documentos.
5. Enfoque sobre procesos. De acuerdo a ISO 9000:2005 el enfoque basado en procesos es un principio según el cual “un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”. Según ISO 9000:2005 un proceso es un “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”, es decir, un proceso es una secuencia determinada de operaciones que permite alcanzar un resultado concreto, un resultado que puede ser un producto o un servicio. De este modo, el enfoque basado en procesos se configura como un principio según el cual la gestión de las actividades de una organización debe estar centrada en los procesos que ésta desarrolla para conseguir sus metas y objetivos. El enfoque basado en procesos supone “gestionar por procesos”, estableciendo mecanismos de planificación, control y evaluación de los mismos.
6. Enfoque sistemático de la gestión. Las actividades de gestión de documentos deben ser concebidas en el contexto del sistema general de gestión de la organización.
7. Mejora continua. Todas las actividades de gestión documental deben ser planeadas y ejecutadas persiguiendo su mejora continua. El concepto de mejora continua se basa en la idea de que es preciso definir ciclos en los cuales se lleven a cabo cuatro actividades:
a. Definición de objetivos
b. Ejecución de actividades para cumplir los objetivos
c. Medición de resultados
d. Adopción de medidas correctivas cuando se producen desviaciones.
Es lo que se conoce bajo el acrónimo de PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar-)
-Planificar. Fijar objetivos y diseñar planes
-Hacer. Es decir ejecutar los planes
-Verificar. Medir los resultados
-Actuar. Corregir y mejorar los planes diseñados y la ejecución de los mismos
La idea es conseguir siempre la mejorar permanente de productos y servicios para los clientes o destinatarios finales.
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores. Debe desarrollarse teniendo en cuenta la vinculación con otras partes implicadas en su desarrollo.

2. Normas para la gestión de documentos.

Para poner en marcha un SGD existe un amplio conjunto de normas ISO que están ampliamente aceptadas.
ISO es la institución de normalización internacional con más prestigio. Sus normas son aceptadas de forma general por la mayoría de los países. En España las normas ISO son traducidas y adaptadas por AENOR que emite las normas UNE equivalentes a las normas ISO.
Las primeras normas ISO se centraron en la normalización de productos. A partir de los años 90 comenzaron a surgir normas para la gestión de las organizaciones. Estas normas se basan en la idea de que la implantación de buenas prácticas en todas las actividades de gestión de una organización tendrá beneficios para la propia organización, ya que ayudará a alcanzar sus objetivos.
ISO está desarrollando un extenso conjunto de normas para la gestión de documentos.
Es posible diferenciar dos tipos de normas:
a) Las que se dirigen a los órganos directivos, responsables de la toma de decisiones
b) Normas e informes técnicos conexos destinados a los profesionales responsables de la creación y puesta en marcha de un sistema de gestión de documentos.

2.1 Normas de implantación de sistema de gestión de documentos

Las normas generales de gestión de documentos son ISO 15489-1 e ISO 15489-2. Fueron las primeras normas específicas de gestión de documentos creadas. Ambas son normas de “buenas prácticas”. La diferencia entre las normas de buenas prácticas (como ISO 15489) y las normas de requisitos (como ISO 30300) es la siguiente:
1. Las normas de buenas prácticas recomiendan algo (debería).
2. Las normas de requisitos obligan al uso de algo (debe).
Las dos normas ISO 15489 son normas de carácter complementario y existen las correspondientes normas UNE:
-UNE-ISO 15489-1: 2006. Información y documentación. Gestión de documentos Parte 1. Generalidades
-UNE-ISO 15489-1: 2006. Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 2. Directrices
ISO 15489-1 es una norma que presenta los fundamentos de un Sistema de Gestión de Documentos. Se trata de una norma de carácter teórico destinada a los profesionales de gestión de documentos como a los órganos directivos de las organizaciones.
ISO 15489-2 es un TR (Technical Report). Es una norma más extensa, concebida como un informe técnico y, está más orientada a los profesionales de la gestión de documentos. Es un documento normativo que presenta directrices.
1. Establecimiento de una política de gestión de documentos.
2. Fases del proceso de diseño e implantación de un SDA.
3. Procesos e instrumentos de gestión de documentos. Se definen tanto los procesos como los principales instrumentos necesarios.
4. Supervisión y auditoría del funcionamiento del SGD.
5. Pautas para el establecimiento de un plan de formación.

2.2 Normas de verificación de sistemas de gestión de documentos

2.2.1 Verificación

De forma general el término verificación hace referencia al proceso de comprobación de algo.
En nuestro ámbito se usa la expresión para comprobar el cumplimiento de una norma.
La verificación del cumplimiento de una norma puede ser realizada de tres formas:
1) Verificación por la parte interesada (autoevaluación o auditoría interna). En este caso es la propia organización la que realiza una auditoría interna, y comprueba y proclama el cumplimiento de la norma.
2) Verificación por segunda parte interesada (auditoría externa). En este caso se solicita la evaluación a otra institución, es decir se realiza por auditores externos. Este tipo de verificación es realizada por un comité de expertos.
3) Verificación por tercera parte interesada (certificación). Se contrata a una entidad de certificación, conocidas como organismos de evaluación de la conformidad. Estas entidades se dedican, profesionalmente, a la evaluación y la verificación y que pueden “certificar” el cumplimiento de una norma.
Los tres tipos de verificación están orientados a evaluar el grado de cumplimiento de una norma.
Un concepto relacionado, es el de acreditación. La acreditación implica el reconocimiento de la competencia técnica o profesional para hacer algo, las entidades de certificación deben estar acreditadas por una entidad determinada, en España la ENAC.

2.2.2 Normas para la verificación: La serie ISO 30300

Para llevar a cabo la verificación de un SGD, para comprobar que una organización cuenta con un SGD correctamente implantado se está desarrollando un conjunto de normas conocidas como serie ISO 30300.
La serie de normas ISO 30300 estará finalmente formada por 5 normas:
1. ISO 30300. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario.
2. ISO 30301. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos.
3. ISO 30302. Sistemas de gestión para los documentos. Guía para la implementación.
4. ISO 30303. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos para los organismos que realizan la auditoría y la certificación.
5. ISO 30304. Sistemas de gestión para los documentos. Guía de evaluación.
ISO 30300 es la norma introductoria de toda la serie: se justifica la serie y se incluye la terminología básica que será usada, los objetivos y beneficios. Parte de la norma se dedica a la terminología:
a) Gestión
b) Gestión para los documentos
c) Documentos
d) Procesos de gestión documental.
ISO 30301 es la norma principal. En la que se establecen los requisitos que debe cumplir un SGD. Es también la norma en que se basarán las posibles evaluaciones y certificaciones.
ISO 30301 puede implantarse en cualquier tipo de organización. Puede implantarse en toda la organización, en un área de la organización, para una función o incluso para algún proceso determinado. Su la implantación será más fácil en:
a) Organizaciones que hayan implantado otra norma de gestión
b) Organizaciones que sigan las buenas prácticas de ISO 15489
c) Organizaciones en las que la información y la documentación sean el elemento principal de su actividad.
d) Organizaciones en proceso de transformación hacia entornos digitales.
La principal aportación de estas normas es que introducen recomendaciones para:
1. La mejora de resultados
2. La verificación
3. La relación con otras normas

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