Conceptos Fundamentales de la Organización Empresarial

La Imagen Corporativa

Imagen

Conjunto de representaciones objetivas y subjetivas capaces de influir en el comportamiento de las personas. Se caracteriza por:

  • Producir una representación mental.
  • Poder ser percibida de forma diferente por cada individuo.
  • Cuanto más elementos objetivos contenga, más uniforme será la percepción.

Se produce a cuatro niveles:

  1. Imagen del producto: Expresión de la realidad física de cada producto que comercializa la empresa.
  2. Imagen de marca: Se representa en una sola imagen, el logotipo.
  3. Imagen de empresa: Incluye, además de la imagen de marca, la financiera y social de la empresa. Representa la cultura y escala de valores de la empresa.
  4. Imagen de grupo: Incluye la imagen de empresa de todas las entidades que pueden formar un grupo empresarial.

Cultura Organizacional

Cultura

Conjunto de formas de actuar, sentir y pensar que se comparten entre los miembros de la organización.

Tipos de Organización

Organización Formal

Basada en una división del trabajo racional, agrupa a los trabajadores según las funciones que han de desempeñar.

Organización Informal

Surge de forma espontánea y natural entre las personas que forman la organización formal por razones de amistad o afinidad.

El Proceso de Organizar

Organizar

Implica:

  • Establecer una estructura.
  • La coordinación de los factores humanos y materiales.
  • La agrupación, división y asignación de funciones.
  • El establecimiento de niveles de autoridad y responsabilidad (jerarquía).
  • Implantar los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Etapas de la Organización

  • División del trabajo: Parcelar las actividades para asignar medios materiales y humanos, y favorecer la especialización del trabajo.
  • Establecimiento de estructuras: Formada por la jerarquización, la departamentalización y la asignación de autoridad.

Estructuras Organizativas

Jerarquización

Ordenar los recursos humanos de la empresa estableciendo grados de autoridad y responsabilidad. Se distinguen tres estructuras principales:

  • Lineal: Estructura vertical. La línea indica el grado de autoridad en sentido descendente y de responsabilidad en sentido ascendente.
  • Funcional: Estructura horizontal, donde los componentes suelen ostentar la misma posición jerárquica o con grados de autoridad menos marcados.
  • Staff: Grupo de apoyo que presta servicios de asesoramiento al resto de equipos.

Departamentalización

Agrupar tareas similares en áreas específicas, estableciendo líneas de comunicación claras. Tipos:

  • Por funciones: Administración, Marketing, Producción, etc.
  • Por producto: Alimentación infantil, medicamentos, etc.
  • Por zona geográfica: Europa, etc.
  • Por clientes: Grandes superficies, pequeños establecimientos, etc.
  • Por procesos: Montaje, pulido, etc.
  • Por turnos: De mañana, tarde, etc.

Autoridad

Facultad que se otorga a una persona para dirigir, dar órdenes a sus subordinados y exigirles responsabilidad. La autoridad formal parte de un superior y se ejerce sobre otras personas. Si se ejerce sobre un grupo, se denominará lineal; pero si se ejerce por una o varias personas sobre funciones distintas, será funcional.

Centralización vs. Descentralización.

Modelos Organizativos

  • Lineal:
    • Todas las decisiones se concentran en una sola persona.
    • Facilita la toma de decisiones.
    • No fomenta la especialización.
  • Funcional:
    • División y especialización del trabajo.
    • Mayor eficiencia en los trabajadores.
    • Si no está clara la línea de autoridad, puede haber conflictos entre jefes.
  • Comités:
    • Varios equipos de trabajo: directivo, ejecutivo, vigilancia, etc.
    • Consiguen soluciones objetivas.
    • Difícil tomar decisiones.
  • Matricial:
    • Se agrupan recursos humanos (RRHH) y materiales y se asignan, de forma temporal, a los diferentes proyectos que se realizan.
    • Trabajan juntas personas especializadas.
    • Dos jefes pueden ocasionar conflictos.
  • Toyotismo:
    • Organización de los trabajadores en equipos, en los que los miembros son polivalentes.
    • Optimización de los recursos.
    • Se cambia la solidaridad entre los miembros del equipo por competencia.

Organigramas: Representación de la Estructura Formal

Representación gráfica de la estructura formal de la empresa.

  • Organigramas Circulares: El órgano de mayor jerarquía se coloca en el centro, las líneas de autoridad parten del centro a la periferia y los distintos niveles aparecen como círculos concéntricos.
  • Organigramas Verticales: La más alta jerarquía está colocada en la parte superior. Las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo.
  • Organigramas Horizontales: El órgano de más alta jerarquía se coloca en el margen izquierdo y las líneas de autoridad van de izquierda a derecha.
  • Organigramas Mixtos: Mezcla elementos de los organigramas verticales y horizontales.

Flujos de Comunicación en la Empresa

La comunicación en la empresa puede tomar diversas direcciones.

Comunicación Interna

Se produce dentro de la empresa, destinada al personal.

  • Vertical: Ascendente o Descendente.
  • Horizontal.

Estos flujos de comunicación tienen como origen y destino los componentes de la propia empresa. Todas las empresas deben implementar los mecanismos necesarios para que la información se difunda de forma apropiada y se reciba correctamente, contando con canales que permitan que la comunicación formal fluya en todos los sentidos.

Comunicación Interna Vertical

Se divide en descendente o ascendente.

Comunicación Interna Horizontal

Este tipo de comunicación se produce entre personas del mismo nivel jerárquico.

Comunicación Externa

Relaciona a la empresa con el exterior. Compuesta por informaciones que fluyen de forma bidireccional entre la empresa y el mercado. Se establece con clientes, proveedores, medios de comunicación, etc.

  • Personal: Existe un contacto directo entre emisor y receptor. La información recibida por estos canales es más persuasiva; por ejemplo, el mensaje que transmite un vendedor es más influyente que un anuncio. Estos canales pueden ser:
    • Controlables: Vendedores de la empresa.
    • Incontrolables: Personas que, consciente o inconscientemente, colaboran en la comunicación (por ejemplo, amigos).
  • Impersonal: No existe un contacto directo y personal. Se utilizan medios de comunicación masivos (TV, prensa, etc.) para grandes grupos o el público en general. Incluye:
    • Relaciones Públicas (RRPP)
    • Promoción de ventas
    • Publicidad

Canales de Comunicación Externa Personal

Atención al Cliente

Está constituida por todas las acciones de comunicación que desarrollan las empresas para detectar y satisfacer las necesidades de los clientes.

Equipo de Ventas

La información se transmite de forma directa y personal a un cliente específico. Los canales de comunicación que se emplean en la venta personal son el lenguaje corporal, la voz y el mensaje.

Marketing Directo

Sistema de comunicación externa que busca provocar una reacción inmediata en el posible cliente. Su objetivo es doble: captar al cliente y fomentar su fidelidad. Abarca todos los medios o canales de comunicación para fomentar una relación interactiva. Los más usados son:

  • Mailing o correo directo: Se envía un mensaje escrito por correo postal a muchos destinatarios, esperando alguna respuesta por parte de los destinatarios. Si se usa el email en lugar del correo postal, se denomina ‘e-mail marketing’.
  • Buzoneo: Consiste en introducir en los buzones publicidad impresa de cualquier tipo para captar nuevos clientes. Suele utilizarse en zonas cercanas a los establecimientos comerciales. También se incluye aquí el reparto de folletos publicitarios a quienes pasan cerca del establecimiento.
  • Telemarketing: Llamadas por teléfono para ofrecer los productos o servicios de la empresa. Con el telemarketing puede pretenderse la venta directa o concertar una cita para que un comercial explique las ventajas del producto y realice la venta.
  • Venta directa: Consiste en la visita de un comercial o vendedor al cliente para ofrecerle un producto o servicio, explicando sus ventajas.

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