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PLANIFICACIÓN DEL APROVISIONAMIENTO

1. Diferentes conceptos del stock

Los stocks, existencias o mercancías son el conjunto de productos que tiene la empresa almacenados hasta su utilización o venta posterior. El stock de la empresa industrial se encuentra formado por materias primas y otros elementos para la elaboración del producto, mientras que el stock de la empresa comercial o de distribución se compone de mercancías o artículos que se adquieren para la reventa. Además, podemos definir:

Stock económico o administrativo: Conjunto de productos, mercancías o materiales propiedad de la empresa y que se pueden encontrar en puntos fijos, en tránsito o camino desde el proveedor, en proceso de elaboración o en exposición para la venta.
Stock físico: Lo constituyen productos, mercancías o artículos que, además de ser propiedad de la empresa, están en el almacén y necesitan espacio físico y medios para su manipulación.

Diferencias entre surtido y stock

El surtido es el conjunto de productos de diferentes marcas, modelos y formatos que pone la empresa a disposición de sus clientes, mientras que el stock es la cantidad almacenada de cada uno de los productos, es decir, el número de artículos disponibles para la venta.

Programación del aprovisionamiento

El programa de aprovisionamiento contiene la planificación y gestión de compras, el almacenaje de los productos y la aplicación de técnicas para mantener las existencias mínimas de cada material.

Una planificación o programación del aprovisionamiento se realiza teniendo en cuenta las funciones del stock almacenado, que son:

El stock permite regular los ritmos de producción y ventas.
El stock permite obtener ventajas en los precios de compras (economías de escala).
El stock del almacén permite cubrir las variaciones de la demanda y los posibles retrasos en la entrega del proveedor.

Una buena gestión de aprovisionamiento permite que la empresa disponga de los productos necesarios, en cantidades adecuadas y en el momento oportuno, todo ello al menor coste posible. La planificación del aprovisionamiento debe contemplar los siguientes objetivos:

Establecer un inventario suficiente, para que la producción no carezca de materias primas y otros suministros.
Determinar el volumen óptimo de pedido.
Minimizar la inversión en existencias, reduciendo los costes de almacenaje por pérdidas y daños en el producto.
Establecer un sistema de información eficiente entre las secciones implicadas (compras, producción, almacén, etc.).
Cooperar con el departamento de compras, para conseguir adquisiciones económicas y un transporte eficiente.

Clasificación del stock según su finalidad

Stock activo: Está formado por los artículos que guarda la empresa para hacer frente a la demanda durante un período de tiempo determinado. Su ubicación puede formar parte de un stock de presentación o un stock de almacén.
Stock de seguridad: Es complementario al stock activo y se crea para evitar la falta de existencias durante el plazo de aprovisionamiento. Su objetivo es cubrir los pedidos cuando se produce una demanda imprevista o los proveedores demoran la entrega. Cuando la demanda es superior a la estimada, se produce una rotura de stock.
Stock óptimo: Formado por los productos que permiten cubrir las previsiones óptimas de ventas, consiguiendo una mejor rentabilidad entre almacén y capital invertido.
Stock cero: Se establece por una estrategia logística basada en la técnica Just-in-Time (JIT), que consiste en aprovisionar en el momento que se necesitan las materias primas y solo en la cantidad necesaria.
Stock de temporada: Se crea para hacer frente a un aumento esperado de las ventas por cambio de estación, motivos estratégicos o acontecimientos especiales.
Stocks de especulación: Es un aprovisionamiento previo a que surjan las necesidades, para hacer frente a variaciones esperadas de la demanda, el suministro o el precio.
Stock en tránsito: Es el que se encuentra entre diferentes fases en los procesos de aprovisionamiento, producción o distribución.
Stock de recuperación: Formado por artículos usados susceptibles de nueva utilización, como envases y embalajes.
Stock muerto: Formado por artículos viejos o nuevos que ya no sirven para cubrir las necesidades para las cuales fueron adquiridos.

2. Gestión de inventarios o existencias

La gestión de inventarios tiene como objetivo resolver las siguientes preguntas:

¿Cuántas unidades de cada artículo debemos tener almacenadas?
¿Qué cantidad debemos solicitar en cada pedido?
¿Cuándo tenemos que emitir una orden de pedido?

Los objetivos de la gestión de existencias son:

Establecer un inventario suficiente y minimizar la inversión en existencias.
Conocer el volumen óptimo y el punto de pedido para equilibrar el nivel de existencias mínimo y las necesidades de la empresa.

Variables que influyen en el aprovisionamiento

Nivel de servicio ofertado al cliente: Relación entre los productos disponibles y los que espera encontrar el cliente.
Previsión de ventas: Permite decidir el nivel óptimo de mercancías. Factores a considerar: evolución de ventas anteriores, situación del mercado y competencia.
Costes de gestión y existencias:
- Costes de adquisición: Valor de la compra más gastos a cargo del comprador.
- Costes de almacenaje: Gastos por mantener un volumen de existencias.
- Costes de reaprovisionamiento: Gastos repetitivos por realizar un pedido (teléfono, transporte, seguros).
- Costes por rotura de stock: Pérdida de beneficios al quedarse sin existencias.
Plazo de entrega de proveedores: Tiempo desde que se emite el pedido hasta que la mercancía está disponible.

Costes de la demanda insatisfecha

Las situaciones de demanda insatisfecha pueden ocurrir por:

El precio no corresponde al esperado.
La rotura de stocks.
La disponibilidad de espacio (especialmente en sistemas JIT).
La ubicación inadecuada del artículo.

Los costes por demanda insatisfecha se dividen en:

Costes de carencia (diferida): El pedido se retrasa hasta que haya existencias.
Costes de rotura (perdida): El cliente se pierde de manera definitiva.

El nivel de servicio se mide con la fórmula:
Nivel de servicio = (Ventas / Demandas) * 100

La rotura de stock se calcula como:
Rotura = (Pedidos no satisfechos / Pedidos totales) * 100

3. Enfoque JIT y Kanban del aprovisionamiento

El método Just-in-Time es un sistema de organización de la producción que aumenta la productividad y reduce costes eliminando actividades innecesarias. Su meta es la eliminación del despilfarro, atacando problemas como:

Sobreproducción.
Operaciones innecesarias en el diseño.
Desplazamientos innecesarios.
Inventarios excesivos y tiempos de espera.

Principios del proceso «Justo a Tiempo»

Líneas de modelos mezclados: Fabricación de distintos artículos en una sola línea.
Recursos flexibles: Trabajadores polivalentes y máquinas multiusos.
Distribución en planta celular: Organización en forma de «U».
Nivelado de la producción: Adaptación a la demanda diaria con lotes pequeños.
Sistemas de aprovisionamiento: Cooperación estrecha con proveedores para entregas frecuentes y de calidad.
Reducción de tiempos (Lead Time): Optimización de tiempos de movimiento, espera, adaptación (sistema SMED) y procesamiento.
Calidad total (Cero defectos): Identificar problemas en la fuente.
Mejora continua: Evolución permanente del sistema.
Redes de proveedores: Proveedores de confianza cercanos a la planta.

Sistemas de información Pull o «de arrastre»

Frente al sistema Push (de empuje), donde la producción se basa en previsiones centralizadas, el sistema Pull (de arrastre) implica que el consumo de materiales desencadena la reposición. Para ello se utiliza el sistema Kanban.

El sistema de tarjetas Kanban sirve para identificar los artículos en la línea de producción. Actúan como testigos del proceso. Actualmente, el Kanban puede integrarse con códigos de barras para identificar el producto por sus características físicas y lógicas.

4. Composición y tamaño del stock

El stock total representa las existencias máximas y se compone del stock activo, el stock de exposición y el stock de seguridad.

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