Conceptos Clave de la Organización Empresarial: Estructura, Control y Motivación
Definiciones Fundamentales
EMPRESA: Es un agente que organiza con eficiencia los factores económicos para producir bienes y servicios para el mercado con el ánimo de alcanzar ciertos objetivos. La empresa es un conjunto de elementos humanos, técnicos y financieros, ordenados según determinada jerarquía o estructura organizativa y que dirige una función directiva o empresarial. La eficacia mide el nivel de cumplimento que ha logrado una organización respecto a sus objetivos. La eficiencia mide si una organización está utilizando la cantidad adecuada de recursos para lograr sus objetivos. Negocio: Cualquier actividad relacionada con la compra y venta de las cosas en que se persigue una ganancia. Industria: Actividad que tiene por finalidad la elaboración de objetos o sustancias útiles. Definición de empresa: Unidad económica que combina un conjunto de elementos humanos, técnicos y financieros, localizados en una o varias unidades técnicas y físico-espaciales, ordenados según determinada estructura de organización y dirigidos en base a cierta relación de propiedad y control, con el ánimo de alcanzar unos objetivos determinados. Sociedad mercantil: Unidad jurídica que regula el conjunto de relaciones que producen el patrimonio del que son titulares dos o más personas. Explotación: Unidad técnica o conjunto de procesos tecnológicos por los que un conjunto de factores pueden ser transformados en un conjunto de productos o resultados. Plantas: Unidad espacial o física: lugar donde se localiza y desarrolla la actividad económica de un negocio, de una industria o de una explotación.
Funciones de la Empresa en la Economía de Mercado
Dos de las causas principales que justifican la aparición y el papel de la empresa en el citado sistema de economía de mercado son: a) la existencia de costes de mercado, y b) el riesgo o la incertidumbre en el sistema.
Funciones:
- a) Organiza, coordina y dirige el proceso de producción, asignando recursos, efectuando transacciones y estableciendo relaciones entre los agentes económicos.
- b) Anticipa o descuenta el producto nacional, generando las rentas monetarias.
- c) Asume y reduce los costes de mercado (costes de transacción) y los de información (costes de identificación y relación entre las partes).
- d) Asume el riesgo inherente a la actividad económica, sobre la base de la asimetría de las actitudes respecto a aquél de los agentes económicos.
- e) Desarrolla el sistema económico, creando riqueza (productos y servicios) y empleo.
Los Elementos de la Empresa
Se pueden clasificar en dos grandes grupos:
- Los factores activos o las personas, que lo forman: Los propietarios del capital de la empresa, Los empleados o trabajadores y Los directivos o administradores.
- Los factores pasivos, o bienes económicos, que lo forman: Capital financiero o recursos financieros líquidos, Capital técnico y Capital intelectual.
Capital intelectual es la expresión que integra los activos intangibles, basados en el conocimiento y que se recogen en las personas (capital humano), organización y tecnología (capital estructural) y en las relaciones con el entorno o con sus agentes (capital relacional).
La Empresa como Sistema
Un SISTEMA es un conjunto de elementos relacionados dinámicamente que realizan una actividad para alcanzar un objetivo y operar con entradas (información, energía, materia) y proveer salidas (información, energía o materia) procesadas. La empresa es un sistema abierto pues está en constante interacción con su entorno, influye en él y es influida por él. Además, la empresa es un sistema artificial, ya que es creada por el hombre. La empresa es un sistema autorregulable pues si se desvía de sus objetivos el proceso de retroalimentación intentará mantener el equilibrio haciendo que se adapte a su entorno.
Retroalimentación o feedback: Mecanismo o sistema de control que permite al sistema conocer si se han producido desviaciones en los límites previamente fijados.
La empresa como sistema presenta las siguientes clases de circulación de valor por su estructura y con su entorno:
- Sistema físico-económico, Circulación en unidades físicas.
- Sistema financiero-económico, Circulación en unidades monetarias.
- Sistema acción-información, Circulación de datos transformados en información.
- Sistema de comunicación, Circulación de información entre los miembros de la organización.
- Sistema de información-decisión: Circulación de información para tomar decisiones.
La empresa como organización se define como un sistema sociotécnico abierto o en relación permanente con el entorno, compuesto por cinco elementos principales o aspectos organizativos.
Teorías de la Empresa
Una teoría de la empresa es un conjunto sistemático de reglas, leyes y principios que intentan explicar su funcionamiento.
Teoría Neoclásica
La empresa es una función de producción, que opera bajo las siguientes hipótesis:
- El empresario (propietario de la empresa) es el único agente con capacidad de decisión. Los demás partícipes de la empresa se limitan a ejecutar sus decisiones.
- La función de producción representa el conjunto de alternativas de la empresa y recoge la máxima cantidad de producto a obtener mediante una combinación determinada de factores, utilizando la tecnología dada por el mercado.
- Función del empresario muy limitada; consistente en elegir el punto de la función de producción que le proporcione el máximo beneficio.
- La empresa (unidad producción elemental) se concibe como un mecanismo situado entre el mercado de factores y el mercado de productos, cuya misión consiste en combinar los factores para transformarlos en productos, aplicando tecnologías conocidas, de acuerdo a las condiciones del mercado y cuyo funcionamiento interno no puede ser conocido.
Teoría Financiera
La empresa puede ser definida como un conjunto de elementos de financiación e inversión en interacción dinámica, es decir, como un sistema de financiación e inversión o sistema de transformación de ahorro en capital productivo.
Teoría Contractual
El sistema de mercado en el que nos hallamos inmersos funciona en base a que existe una propiedad privada de los medios de producción. Si los individuos que son propietarios de capital cedieran totalmente sus derechos a los consumidores, no tendría ningún sentido la existencia de empresas. En este caso, la empresa surge cuando los propietarios de los imputs ceden o delegan mediante contratos parte de esos derechos a un agente central, que asume la función de dirigir y controlar el proceso productivo y al cual se le incentiva, confiriéndole la condición de participe residual. En definitiva, se sustituye la “mano invisible” del mercado por la mano visible del empresario.
Teoría del Empresario Innovador de Schumpeter
El empresario es el principal protagonista del desarrollo económico capitalista. El sistema económico tiende a estar en una situación de equilibrio en la que los ingresos de toda empresa o unidad económica de producción son iguales a los costes y el beneficio extraordinario igual a cero, esto es, el beneficio del empresario queda reducido al beneficio ordinario o salario de dirección. El proceso de cambio tecnológico es analizado en tres fases distintas: invención, innovación e imitación.
Teoría de Knight
Presenta al empresario como un asegurador de rentas y al beneficio empresarial como la recompensa de aquel por asumir riesgos. El empresario descuenta o anticipa el producto social al resto de los factores productivos antes de conocer el resultado de la actividad económica emprendida, siendo su beneficio de carácter residual siempre incierto, a causa de los riesgos técnicos y económicos que necesariamente habrá que soportar. La esencia de la actividad empresarial es para Knight la incertidumbre acerca de las consecuencias futuras que se derivan de la misma.
La Tecnoestructura de Galbraith
Tecnoestructura: órgano colegiado que se encarga de dirigir la empresa. Está compuesto por profesionales provenientes de diversos campos del conocimiento. Visión del empresario como “órgano colegiado de toma de decisiones” frente a la visión más clásica del empresario como “persona física”. Justificación: separación entre la propiedad y el control (administración) de las empresas a medida que éstas aumentan de tamaño.
Moderna Concepción del Empresario
Las empresas aumentan su tamaño y necesitan de una capacidad de financiación, más de la de una única persona, por lo que se rompe la concepción de empresario como propietario, siendo ahora los propietarios quienes contratan a un empresario profesional o control. La administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que éstas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. Un gerente es alguien que coordina y supervisa el trabajo de otras personas para que se logre los objetivos de la organización.
Organización: Concepto de Estructura
Estructura organizacional: Es la distribución formal de los puestos de una organización (organigrama).
Propósitos de Organizar
- Dividir el trabajo a realizar en tareas específicas y departamentos.
- Asignar tareas y responsabilidades asociadas con puestos individuales.
- Coordinar diversas tareas organizacionales.
- Agrupar puestos en unidades.
- Establecer relaciones entre individuos, grupos y departamentos.
- Establecer líneas formales de autoridad.
- Asignar y utilizar recursos de la organización.
Conceptos Clave de la Estructura Organizacional
- Especialización del trabajo: División de las actividades laborales en tareas separadas.
- Departamentalización: Base sobre la cual se agrupan los puestos.
- Cadena de mando: La línea continua de autoridad que se extiende de los niveles más altos de la organización hacia los más bajos: especifica quién le reporta a quién.
- Autoridad: Los derechos inherentes a una posición gerencial para decirle a la gente qué hacer y esperar que lo haga.
- Responsabilidad: La obligación o expectativa de desempeño.
- Unidad de mando: El concepto de que una persona debe reportarle sólo a un jefe y sólo a esa persona.
- Tramo de control: El número de empleados que un gerente puede supervisar de manera eficiente y efectiva.
- Centralización y descentralización:
- Centralización: El grado en que las decisiones se toman en los niveles superiores de la organización. Organizaciones en las que los gerentes de nivel alto toman todas las decisiones, y los empleados de nivel inferior simplemente las cumplen.
- Descentralización: Grado en el que los empleados de niveles inferiores proporcionan información o, de hecho, toman decisiones.
- Otorgamiento de facultades de decisión a los empleados: Dar a los empleados más autoridad (poder) para tomar decisiones.
- Formalización: El grado en que los trabajos de una organización están estandarizados y las reglas y procedimientos guían el comportamiento de los empleados.
- Los puestos muy formalizados ofrecen poca discreción sobre lo que tiene que hacerse.
- La baja formalización significa menores restricciones a la forma en que los empleados hacen su trabajo.
Modelos Burocráticos (Mecánicos) y Orgánicos
- Organización mecanicista: Diseño organizacional rígido y muy controlado, caracterizado por una gran especialización, departamentación rígida, limitado tramo de control, alta formalización, red de información limitada y poca participación de los empleados de niveles inferiores en la toma de decisiones.
- Organización orgánica: Diseño organizacional flexible y muy adaptable, caracterizado por sus equipos interfuncionales y multijerárquicos, libre flujo de información, grandes tramos de control, descentralización y poca formalización.
Factores de Contingencia
Las decisiones estructurales se ven influidas por:
- La estrategia general de la organización (La estructura de la organización sigue a la estrategia).
- El tamaño de la organización (Las empresas cambian de orgánicas a mecanicistas conforme aumentan de tamaño).
- La tecnología que usa la organización. (Las empresas adaptan su estructura a la tecnología que usan).
- El grado de incertidumbre del entorno (Los entornos dinámicos requieren estructuras orgánicas; las estructuras mecanicistas necesitan entornos estables).
El Control en la Empresa
El proceso de monitorear las actividades para asegurarse de que se están realizando como fueron planeadas y de corregir cualquier desviación importante.
El Propósito del Control
- Asegurar que las actividades se completan de tal manera que se logren los objetivos de la organización.
- Planear: Los controles permiten a los gerentes saber si se están cumpliendo los objetivos y los planes, y qué acciones tomar en el futuro.
- Otorgamiento de facultades de decisión a los empleados: Los sistemas de control proporcionan a los gerentes información y retroalimentación sobre el desempeño de los empleados.
- Proteger el lugar de trabajo: Los controles mejoran la seguridad física y ayudan a minimizar las interrupciones en el lugar de trabajo.
El Proceso de Control
- Medición:
- Cómo medir: los cuatro enfoques que utilizan para medir son las observaciones personales, los reportes estadísticos, los reportes orales, y los reportes escritos.
- Qué medir: la satisfacción, rotación y ausentismo de los empleados y los costos, resultados, y ventas de los presupuestos.
- Comparación: determina la variación entre el desempeño real y un estándar. La significancia de la variación está determinada por:
- El rango de variación aceptable respecto del estándar (pronóstico o presupuesto).
- El tamaño (grande o pequeño) y la dirección (por encima o por debajo) de la variación respecto del estándar (pronóstico o presupuesto).
- Toma de decisiones administrativas: tres acciones posibles:
- No hacer nada: si se considera que la desviación es insignificante.
- Corregir el desempeño real: un gerente debe tomar una acción correctiva inmediata, la cual corrige los problemas en el momento para que el desempeño retome su curso, o una acción correctiva básica, la cual analiza cómo y por qué se desvió el desempeño antes de corregir la fuente de la desviación.
- Revisar el estándar: Examinar el estándar para establecer si es realista, justo y alcanzable.
- Mantener la validez del estándar.
- Volver a establecer los objetivos que se fijaron al principio demasiado bajos o demasiado altos.
Tipos de Control
- Control preventivo: Un control que previene problemas antes de que ocurra realmente el problema.
- Control concurrente: Un control que tiene lugar mientras está en progreso la actividad monitoreada.
- Control de retroalimentación: Control que se da después de que se ha realizado la actividad.
- Ventajas:
- Proporciona a los gerentes información sobre la efectividad de sus esfuerzos de planeación.
- Mejora la motivación de los empleados al proporcionarles información sobre qué tan bien lo están haciendo.
- Ventajas:
Motivación y Liderazgo
MOTIVACIÓN: Es el proceso mediante el cual los esfuerzos de una persona se ven energizados, dirigidos y sostenidos hacia el logro de una meta.
- De orden inferior (externas): fisiológicas, seguridad.
- De orden superior (internas): sociales, estima, autorrealización.
- Teoría X: Supone que los trabajadores tienen pocas ambiciones, les disgusta su empleo, evitan las responsabilidades y tienen que ser supervisados de cerca.
- Teoría Y: Supone que los trabajadores pueden utilizar su autodirección, desean asumir responsabilidades y les gusta su trabajo.
- Supuesto: La participación en la toma de decisiones, los trabajos interesantes y las buenas relaciones en el grupo maximizarán la motivación.
- Factores de higiene: factores extrínsecos (entorno) que eliminan la insatisfacción laboral, pero que no motivan.
- Motivadores: factores intrínsecos (psicológicos) que hacen que la satisfacción laboral y la motivación crezcan.
- Impulso para sobresalir y tener éxito. Necesidad de poder: Necesidad de influir en el comportamiento de los demás.
Teorías de la Motivación
- Teoría del establecimiento de metas: La proposición que las metas específicas mejoran el desempeño y las metas difíciles, cuando se aceptan, dan como resultado un desempeño mejor que el que se obtiene con las metas fáciles.
- Teoría del refuerzo: Propone que el comportamiento se da en función de sus consecuencias, que es causado externamente y, si se refuerza, es probable que se repita.
- Teoría del diseño de puestos:
- Factores que influyen en el diseño de puestos:
- Cambios en el entorno/estructura de la organización.
- La tecnología de la organización.
- Las habilidades, capacidades y preferencias de los empleados.
Liderazgo
Liderazgo: Proceso que consiste en influir en un grupo para orientarlo hacia el logro de objetivos. Líder: Alguien que puede influir en otros y que posee autoridad gerencial.
Teorías del Liderazgo
- Teorías de rasgos: Según esta teoría, el líder posee algunos rasgos específicos de personalidad que lo distinguen de los demás. Los individuos poseen una combinación especial de rasgos personalidad que pueden ser definidos y utilizados para identificar a los líderes potenciales.
- Teorías del comportamiento: Teorías de liderazgo que identificaban comportamientos que diferenciaban a los líderes eficaces de los ineficaces.
- Teorías contingentes:
- Modelo de Fiedler: Teoría de liderazgo que propone que el desempeño eficaz del grupo depende de la concordancia adecuada entre el estilo en que un líder interactúa con sus seguidores y el grado en el que la situación permite al líder controlar e influir.
- Teoría del liderazgo situacional de Hersey y Blanchard:
- El liderazgo situacional es una teoría de contingencias que se enfoca en los seguidores.
- Disposición: grado en el que las personas tienen la habilidad y deseo de realizar una tarea específica.