Libros Contables Obligatorios

1. Legislación Mercantil y Legislación Fiscal

La legislación mercantil es la que se refiere al Código de Comercio, al Reglamento del Registro Mercantil y a las leyes reguladoras de las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada.

La legislación fiscal se refiere al Reglamento del Impuesto sobre las Rentas de las Personas Físicas (IRPF) y al Reglamento del IVA.

2. Libros Obligatorios según la Legislación Mercantil

Todo empresario llevará necesariamente un libro inventario, cuentas anuales y un libro diario. Para las sociedades, se añadirá un libro de actas.

  • Cooperativas: Libro diario, libro inventario y balances, libro registro de socios, libro registro de aportaciones al capital social, libro de actas de la asamblea general, del consejo rector, de las liquidaciones, del comité de recursos y de las juntas preparatorias, además del libro de informes de las censuras de cuentas (este recoge el informe del auditor externo).
  • Sociedades de Responsabilidad Limitada: Además de los libros generales, llevarán un libro registro de socios y, en las unipersonales, el libro de contratos del socio único.
  • Sociedades Anónimas: Además de los libros de las sociedades unipersonales, llevarán un libro registro de acciones nominativas.

3. Legalización de los Libros

Consiste en presentarlos en el Registro Mercantil para que sean sellados mediante impresión o estampillado en todos los folios de cada libro, extendiendo en el primer folio una diligencia firmada por el registrador.

¿Dónde deben legalizarse los libros?

  • Empresarios individuales y sociedades: En el Registro Mercantil.
  • Profesionales: En la delegación de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria que corresponda a su domicilio.
  • Cooperativas: En el Registro de Sociedades Cooperativas (salvo las de crédito y seguros).

¿Cómo deben llevarse a legalizar los libros?

Los libros podrán legalizarse antes de su utilización o una vez cumplimentados. Si se trata de libros en blanco, deberán estar completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente. Si es a posteriori, deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por orden cronológico.

Si la contabilidad se lleva informáticamente, además de presentarlo en papel, podrá realizarse en soporte informático o a través del procedimiento telemático de comunicación en línea.

¿Cuándo deben legalizarse los libros?

Los libros cumplimentados deben presentarse en el Registro Mercantil dentro de los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (los libros de actas siempre son a posteriori).

4. Otras Disposiciones Legales

  1. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos.
  2. Todos los libros deben llevarse con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. No podrán utilizarse abreviaciones o símbolos cuyo significado no sea preciso. Las anotaciones deberán expresarse en euros.
  3. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia y justificantes durante 6 años a partir del último asiento. El cese del empresario no exime de este deber; en caso de fallecimiento recaerá en los herederos, y en caso de disolución, en los liquidadores.

5. El Secreto de los Libros de Contabilidad

La contabilidad es secreta, sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes. Las cuentas anuales de las sociedades son públicas tras su depósito en el Registro Mercantil.

La comunicación o reconocimiento general de los libros solo podrá realizarse de oficio o a instancia de parte en casos de sucesión universal, suspensión de pagos, EREs o cuando los socios o representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.

6. Libros Específicos

  • Libro Inventario y Cuentas Anuales: Se abre con el balance inicial detallado. Trimestralmente se transcribirán balances de comprobación, inventario al cierre y cuentas anuales.
  • Libro Diario: Registrará día a día las operaciones. Es válida la anotación conjunta de totales por periodos no superiores al mes.
  • Libro Mayor: Necesario para conocer la situación e historia de cada elemento patrimonial.
  • Libro de Actas: Recoge los acuerdos de juntas generales y órganos colegiados.
  • Libro de Socios (S.L.): Consta la titularidad y transmisiones de participaciones.
  • Libro de Acciones Nominativas (S.A.): Inscripción de transferencias de acciones.
  • Libro de Contratos del Socio Único: Para contratos entre el socio único y la sociedad.

7. Libros Obligatorios según la Legislación Fiscal

Dependiendo del régimen de tributación (estimación objetiva, simplificada o directa normal), las obligaciones varían:

  • Estimación Objetiva (Módulos): Conservar facturas emitidas y justificantes. Si hay amortizaciones, libro de bienes de inversión.
  • Estimación Directa Simplificada (Empresarios): Libro registro de ventas e ingresos, compras y gastos, y bienes de inversión.
  • Profesionales: Libro registro de ingresos, gastos, bienes de inversión y provisiones de fondos y suplidos.
  • Sociedades Mercantiles (IVA): Registro de facturas emitidas, recibidas, bienes de inversión y operaciones intracomunitarias.